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従業員数の多い企業はもちろん、どんなに従業員数の少ない企業であっても勤怠管理は必須です。
ある程度、従業員数の多い企業であれば有料のツールを導入して管理しているケースが多々ありますが、従業員数の少ない中小企業の場合はツールにお金をかけられない場合が多く、いまだエクセルなどで管理しているという企業も珍しくありません。
しかし、専用ツールを使用せずに管理を行うと、集計の際に手間がかかってしまったり、正しい労働時間を把握できなかったり……と問題を引き起こす要因となりかねません。
そこで今回は、無料から使用できる勤怠管理システムを紹介します。
スマートフォンアプリでも利用できる便利なシステムを中心にまとめましたので、どのような勤怠管理ツールを使用すればよいのかお悩みの方は、ぜひ参考にしてみてください。
私は、飲食業界に30年以上携わってきました。
色々なオーナーさんの下でたくさんの飲食店を立ち上げ・立て直しをしてきました。
だからこそわかる細かのところを記事にしています。
少しでも参考にしてください。
今回の記事ではこんな方にオススメです。
と、さまざまなニーズに対応した勤怠管理アプリを選びたい方にはおすすめの記事となっています。
従業員の勤怠をスマホアプリで管理いたい
シフトの管理も合わせて管理したい
休暇・有給の管理もしたい
年末調整も一緒にしたい
労務アラートの機能が欲しい
日報管理に紐付けたい
給与振り込みをワンクリックで解決したい
どとにかく便利で作業効率を上げたい
それでは、私と一緒に「勤怠管理アプリとは？」から見ていきましょう！
そもそも勤怠管理アプリって何？？
勤怠管理アプリとは、スマートフォンやタブレットなどのデバイスにインストールされたアプリを利用して、従業員の勤怠時間を管理することができるアプリケーションのことを指します。
勤怠管理アプリは、タイムカードや勤務表の紙ベースの管理からデジタル化への移行を促進し、勤怠管理の正確性や効率性を向上させることができます。アプリを使うことで、従業員は出勤や退勤のタイムスタンプをアプリ上で打刻することができ、管理者側はそれをリアルタイムで確認することができます。また、勤怠管理アプリには、休暇の申請や承認、シフト表の作成などの機能が備わっていることがあります。
勤怠管理アプリは、従業員がいつでもどこでも勤怠時間を管理できるため、テレワークやフレックスタイムなど柔軟な働き方を実現する上でも役立ちます。また、アプリを利用することで、紙ベースの管理では見落としがちな勤務時間の違反や過重労働の防止にもつながります。
注目記事：タイムカードの計算を自動で行う[スマレジ タイムカード]
勤怠管理アプリのメリット！
勤怠管理アプリは、従業員の出勤、退勤、休暇、労働時間などの勤怠情報を効率的に管理するためのツールです。以下は、勤怠管理アプリの主なメリットです：
- 正確な勤怠記録: アプリを使用することで、正確な勤怠記録が簡単に作成できます。手作業での記録ミスや計算ミスを防ぎ、労働時間の正確な集計が可能です。
- 時間節約: 勤怠アプリは自動化されたプロセスを提供し、手作業での勤怠管理にかかる時間を大幅に削減します。これにより、従業員や管理者の時間を有効活用できます。
- リアルタイムデータへのアクセス: アプリを使用すると、リアルタイムで勤怠データにアクセスできます。従業員の出勤状況や残業時間などの情報をすぐに確認できます。
- 労働法規制への適合: 勤怠管理アプリは、労働法規制に準拠した勤怠データを提供し、法的要件を守るのに役立ちます。過労労働の防止や法定休暇の確保に寄与します。
- 給与計算の簡素化: 勤怠アプリは給与計算プロセスを自動化し、正確な給与を計算するのに役立ちます。残業時間や休暇の取得に基づいて給与を計算し、人為的なエラーを減少させます。
- 休暇管理: 従業員の有給休暇や休暇残日数を追跡し、リクエストの承認と調整を容易にします。休暇のスケジュールや休暇承認プロセスを効率化します。
- モバイルアクセス: 外出先からもアプリを使用して勤怠情報にアクセスできるため、柔軟な勤務体制やリモートワークをサポートします。
- 報告と分析: 勤怠アプリは、勤怠データの報告と分析を容易にします。従業員の勤怠傾向や生産性を把握し、意思決定のための有用な情報を提供します。
- コスト削減: 勤怠アプリの導入により、紙の勤怠シートや手動の勤怠処理にかかるコストを削減できます。また、人為的なエラーによるコストも軽減します。
- 従業員満足度向上: 正確な勤怠管理と休暇リクエストのスムーズな処理は、従業員満足度を向上させます。従業員は自分の勤怠情報にアクセスし、休暇の管理が容易な場合、労働環境に対する満足度が高まります。
総合的に、勤怠管理アプリは生産性向上、コスト削減、法的規制への適合、従業員満足度向上など、多くのメリットを提供します。特に大規模な組織や複数の拠点を持つ企業にとっては、効果的なツールとなります。
従業員のメリット
- 打刻が迅速・的確にできる
- 直行直帰・テレワーク時でも打刻可能
- 勤怠記録の修正や休暇申請などが気軽にできる
管理者のメリット
- 勤怠記録をいちいち集計しなくて済む（自動集計）
- 労務管理が簡単（打刻漏れや残業超過などにはアラート）
- リアルタイムで勤務状況を確認できる
組織としてのメリット
- コストが安価（打刻機を購入する必要がない）
- 不正打刻を防げる（生体認証、GPS機能など）
- テレワークや直行直帰など働き方改革につながる
使い方は企業によって様々。
たとえば、オフィスのエントランスに設置したタブレットを使って顔認証で出勤打刻したり、顧客先へ直行時にスマホで出勤打刻したり、その他、カードリーダーをつなげて、QRコードや社員証・交通系ICカードで打刻したり。自社に合ったものを選ぶことで出退勤をよりスムーズに行えるようになります。
今回はそんな勤怠管理アプリの導入を考えているものの、「何を選べばよいかわからない」とお悩みの担当者向けに、自社に合った勤怠管理アプリの選び方・比較ポイントをご紹介しています。
後半には、おすすめのアプリ（無料も含む）を厳選して紹介していますので、参考にしてください。
※厳密にはiOS（iPhone・iPad）、Android OS向けのスマホやタブレット専用アプリを指しますが、ここではそれに限らず、Webブラウザから利用できるものも含みます。
注目記事：タイムカードで給料の管理をする時の注意点と勤怠管理システム
スマホ勤怠アプリの種類
スマホで活用できる勤怠アプリには、大きく分けて3つの種類があります。
それぞれの種類の特徴と、どのような場面でおすすめかをご紹介します。
（1）タイムレコーダー型
一番わかりやすくてシンプルなタイムレコーダー型は、アプリ内に「出勤」「退勤」のボタンがあり、そのボタンを押した時間を記録して出退勤のデータとして保存する仕組みのアプリです。
基本的にはどのようなアプリにも備わっている機能で、誰にでもわかりやすくて導入しやすいというメリットがあります。
とにかくシンプルな勤怠管理を取り入れたいという方に、最もおすすめなタイプでしょう。
注目記事：タイムカード打刻に関するルール作りで勤怠管理！おすすめツールも！
（2）多機能型
多機能型は、タイムレコーダー型の機能に加えて、給与計算や休暇管理、メモなどの便利な機能が加わったタイプのアプリです。
機能が増えた分、単なる日々の勤怠管理だけでなく給与計算などの業務にも活かすことができます。
タイムレコーダー型では対応できない機能を活用したいと言う方には、多機能型がオススメです。
（3）他業務連動型
勤怠管理アプリの中には、打刻機能だけでなく日報、プロジェクト管理、データ分析など他の業務と連動した機能を持つアプリもあります。
POSレジの「スマレジ」と連携できる「スマレジ タイムカード」なら給与の振り込みまで簡単にできてしまいます。
業務の効率化を抜本的に図りたいという場合には、さまざまな業務を取り入れられる他業務連動型のアプリをおすすめします。
注目記事：タイムカード集計の手間を減らせる方法！勤怠管理ツールのオススメ！
勤怠管理アプリの選び方のコツを紹介！
勤務形態に対応できるか
勤怠管理アプリを選ぶ時は、自社の勤務形態に対応できるかどうかを確認しましょう。
例えば、フレックス制を採用している企業が基本勤務にしか対応していない勤怠管理アプリを導入してもほとんど意味がありません。
また、リモートワークが多い企業であれば自宅で簡単に打刻できる機能が必須です。
実際に社員が勤怠管理アプリを使って打刻することをイメージしながら検討してください。
給与管理システムと連携できるか
給与管理ソフトと連携できるかどうかも重要なポイントです。
これは必須ではありませんが、現在使用している勤怠管理システムと連携ができると、それぞれの勤務形態に合わせて自動的に給与が計算できます。
従来の方法ではそれぞれで給与計算をする必要がありましたが、給与管理ソフトと連携でできる勤務管理アプリを導入すれば、さらに業務効率化を目指せます。
運用コスト
勤怠管理アプリを導入する時は、運用コストを確認することも重要です。
勤怠管理アプリの運用コストは1ユーザーあたり300円/月が平均的です。
ただし、利用料金にはかなり差があり、充実した機能が搭載されているアプリほど運用コストが高くなります。
また、運用コストとは別に初期費用がかかるものや、逆に全て無料で利用できるアプリもあります。
自社の予算と検討しながら使い勝手の良いアプリを選びましょう。
注目記事：タイムカードを紙で勤怠管理をするとどのようなデメリットがあるのか？
無料の勤怠アプリ5選
さまざまな勤怠アプリの種類についてご説明してきましたが、実際にはどのようなアプリがあるのでしょうか。
スマホですぐに導入できる、おすすめの無料勤怠アプリを5つご紹介します。
（1）スマレジTIME CARD（タイムカード）
主な打刻方法：画面からボタン打刻（GPS対応）、顔認証
クラウドPOSシステム「スマレジ」を展開する同社が開発した勤怠管理システム。
店舗・オフィスに親機を設置して、出勤したら画面をタッチする通常の打刻のほか、テレワークや出張・外出時には、自分の端末にインストールしたアプリやWeb画面から打刻することも可能。
なお、希望があれば打刻にパスコード入力や写真撮影を義務付けたり、GPSと紐付けたりすることもできる。
単に不正入力を防ぐだけでなく、メンバーのモチベーション・健康チェック、緊急時の安否確認などにも利用できると評判。
利用料金は従業員1名100円と安価で、勤怠管理のほか、シフト管理、休暇管理機能も利用可能。
従業員30名までは無料で利用することができるため、少人数の会社にオススメ。
- 料金：月額100円/名～ ※従業員30名までは無料で利用可能
| 運営会社 | 株式会社スマレジ |
|---|---|
| 料金 | 0円～ |
| 機能 | 勤怠管理 シフト管理 休暇管理 労務アラート 給与計算 年末調整 人時売上高 法定三帳簿 日報管理 プロジェクト管理 マイナンバー管理 など |
| 導入企業 | アルファ動物病院 花畑牧場 HEART MARKET 粉もん屋とん平 NECO REPUBLIC東京 など |
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（2）勤務ログFree
「勤務ログFree」は、出勤と退勤のボタンを押すというシンプルな打刻機能に加えて、勤務時間パターンとして残業時間や休憩時間の入力などが可能なアプリです。
パターンに沿った勤務時間を自動算出してくれるため、シフト制の仕事に重宝するアプリです。
欠勤の際や有給を使用した際、振替休日を取った際などの消化数調整などをすることもでき、シンプルながら使い勝手の良いアプリでしょう。
（3）レッドカードアップ
「レッドカードアップ」は、Apple Watchでも打刻が可能な、日々の勤務時間を過去に遡って素早く入力が可能なタイムカードアプリです。
勤務中もリアルタイムに毎分変化する残業代を確認することもできます。
集計結果はPDF形式でメールに送信することができ、管理をする際に役立てることができます。
クラウドではないため、自分の勤怠状況を管理者と共有できるわけではないところは要注意です。
（4）Fast work Log プラス
日を跨いだり月を跨いだりしても問題ない、勤務時間や残業、深夜残業を自動集計してくれる勤怠管理アプリです。
昼食休憩以外にも複数の休憩時間を登録することもでき、様々な働き方に対応した勤怠管理ができます。
勤務時間の算出だけでなく、給与計算も自動で行ってくれるアプリです。
（5）タイムシート-IS-出退勤管理
出退勤の打刻機能の他、休憩時間の中断・復帰の打刻、分刻みでの休憩時間設定などができる他、給与計算やメモのついた多機能な勤怠管理アプリです。
就業時間や給与などの集計機能があり、月別のデータはメールで送信することも可能です。
押し間違いや修正も簡単にできるため、使い勝手の良い勤怠管理アプリと言えるでしょう。
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まとめ
勤怠管理アプリを使えば、手持ちのタブレット端末やスマホを使って、打刻や勤務記録の集計を気軽に行うことができます。そのため近年、テレワークや働き方改革が推進するのに伴い、多くの企業で導入が進んでいます。
自社に合った勤怠管理アプリを選ぶ上では「何を実現したいか」が重要です。「タイムカード・出勤簿をデジタル化したい」「テレワークや直行直帰にも対応できるようにしたい」「勤怠管理業務を効率化したい」「バックオフィス業務を効率化したい」など、希望に応じて、タイプを選んでみましょう。
大まかに絞り込んだら、その後、比較ポイントに沿って具体的なアプリを選んでいくとスムーズです。すべてチェックするのが手間な場合は、優先順位をつけて検討していくといいでしょう。
