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タイムカードの課題、簡単に解決しませんか？
毎月の給与計算をもっと楽にしたい…でも、何をしたらいい？と悩んでいる方のために、今回は給与計算を楽にするための対策を具体的にご紹介します。
今回の記事ではこんな方にオススメです。
今回紹介する「スマレジ タイムカード」はPOSレジとも連携していて、従業員の勤怠管理や給与の振り込みまで簡単にやってくれるシステムです。
私は、飲食業界に30年以上携わってきました。
色々なオーナーさんの下でたくさんの飲食店を立ち上げ・立て直しをしてきました。
だからこそわかる細かのところを記事にしています。
少しでも参考にしてください。
勤怠管理はすべての会社が必ずおこなう必要がある業務の一つです。従来の勤怠管理では手書きの管理簿や、従業員の勤務時間をタイムカードで記録している企業が多くありました。
近年では、勤怠管理システムが普及しつつありますが、タイムカードで勤怠管理をおこなっている会社が多いことは事実です。
まずは最初にタイムカードで勤怠管理をおこなっている会社を対象に、タイムカードを用いて勤怠管理や給与計算をおこなうデメリットを紹介いたします。
それでは、私と一緒に見ていきましょう。
出退勤時間をアナログで管理するデメリット
出退勤時間をアナログで管理する場合のデメリットは以下のようになります。
1.正確性の低下：
アナログ管理では、従業員の出退勤時間を紙に書き込むなどの手作業が必要となります。手作業による入力ミスやヒューマンエラーによって、勤怠情報の正確性が低下する可能性があります。
2.情報の不透明性：
アナログ管理では、従業員の出退勤時間が紙に書き込まれたものしか確認できません。情報を共有するためには、紙の書類を回覧する必要があり、管理が煩雑になります。
3.情報の保管にかかる手間：
アナログ管理では、出退勤時間を紙に書き込んだり、集計したりするために、多くの手間がかかります。また、紙ベースの勤怠管理は紙の保管が必要であり、保管場所の確保や保管期間の管理など、手間やコストがかかる可能性があります。
4.管理の遅れや不備のリスク：
アナログ管理では、勤怠情報を集計するために多くの時間や手間が必要となるため、管理の遅れや不備が発生するリスクが高まります。特に、従業員数が多い企業や複数の拠点を持つ企業では、情報の集計作業が膨大な時間と手間を要することがあります。
これらのデメリットから、多くの企業では、出退勤時間をアナログで管理することは避け、デジタルで管理する勤怠管理システムを導入する傾向にあります。
- リアルタイムで社員の勤務状況が分からない
- 集計の手間（人件費）がかかる
- 使用済みタイムカードの管理が大変
- 月末の集計が終わるまで給与計算ができない
- 勤務時間の集計にミスがあると給与計算もやり直す必要がある
これだけのデメリットがあります。
特に最後の2つは給与計算にも大きく関わっている事柄です。
勤務時間の集計が終わらなければ給与の計算はできないですし、その集計で間違いがあれば給与の計算もまた違ったものになります。
給与計算を楽にするために、給与計算のソフトを導入したりアウトソーシングしたりしても、給与計算までにかかる時間や手戻りがあったのでは、なかなか効率化は実現できません。
業務には流れがあるので、その流れをスムーズにすることも業務を楽にするための方法です。
1 リアルタイムで社員の勤務状況が分からない
2 集計の手間（人件費）がかかる
集計する際に使うツールに関わらず、タイムカードの計算は、企業における勤怠管理だけではなく、従業員やアルバイトの給与にも大きく影響します。
それでは、集計担当者がタイムカードを用いて集計する際にはどういったポイントに気をつける必要があるのでしょうか。
本項目では、タイムカードを集計する際の注意点について解説します。
2-1 15分・30分単位の切り捨ては違法
タイムカードを使って計算する場合、15分単位もしくは30分単位での切り捨ては違法のため、避けましょう。
これは、すべての労働者が働いた時間への対価として企業が賃金を支払うことが義務づけられているため、従業員の労働時間を15分や30分単位で切り捨てをおこなうことは違法となってしまいます。
また、時間外労働をおこなった労働者に対しては割増賃金を支払うことも同時に義務づけられているため、これを機に自社の勤怠管理を見直してみましょう。
2-2 5分の遅刻を30分の遅刻と同じ扱いにして給与計算することは違法
25分の労働時間カットは労働基準法24条に違反するので、違反となります。
しかし、遅刻に対する制裁として減給制度を設けるのであれば、労働基準法91条の制限内であれば可能です。
規定は次の通りです。
【根拠条文：労働基準法91条より】
・1回分の減給額が平均賃金の1日分の半額を越えてはいけない。
・減給の総額が賃金支払い時期（月給）における賃金総額の10分の1を越えてはいけない。
遅刻に対する減給にも限度があることを留意しつつ、ルールを整備しましょう。
また、タイムカードによる勤怠管理・集計を行うと、計算ミスなどの人為ミスで集計のやり直しが発生したり、従業員が後から勤怠記録を手書きで書き換えるというような不正打刻などのリスクが考えられます。
本章で解説したように、勤怠管理や集計業務は労働基準法違反のリスクと常に隣り合わせなので注意が必要です。
3 使用済みタイムカードの管理が大変
タイムカードで勤怠管理をおこなう場合は、計算だけではなく、タイムカード原本の管理にも気をつける必要があります。
きちんと管理していない場合、従業員による不正打刻だけではなく、第三者から開示を求められた際にスムーズに対応することが難しくなるでしょう。
タイムカードに関わらず、従業員の勤怠情報は5年間保管する必要があります。
適切な管理がおこなわれていないと、従業員や労働基準監督署から問い合わせがあった場合に、問題になることがあります。
こうしたことを防ぐために、日頃からタイムカードをきちんと管理しましょう。
タイムカードで打刻している企業様は正しい就業規則で従業員の打刻を管理しましょう。
4 月末の集計が終わるまで給与計算ができない
5 勤務時間の集計にミスがあると給与計算もやり直す必要がある
タイムレコーダーをデジタルにするだけでこんなに違う！
では、タイムレコーダーをデジタル化するとどのように違いが出るのでしょうか？
主なもの4つを見てみましょう。
1 労働時間を計算する手間を削減！割増賃金分の計算もラクになる
まず、データがデジタル化されることで集計の手間がかなり削減できます。
タイムカードを使っていると月末にはタイムカードに印字された時刻を見ながら手作業でパソコンに打ち込むという作業が発生します。
もしくは電卓で計算して帳簿に書き写すという作業の場合もありますよね。
これまで2日～5日かけて集計していた作業が、2時間～3時間で終わったらどうでしょう？
勤怠の締め日からすぐに給与計算へ回せるので、かなり業務の流れがスムーズになります。
また、割増賃金の計算や残業の計算など法令に応じて集計しなければいけない部分も、システムが自動でやってくれれば、人が考えながら作業する必要はありません。
法令が変わった場合も、システムで対応できればかなり楽ですよね。
2 リアルタイム管理で入力ミスや入力忘れを早期発見できる
タイムカードを集計していると、タイムカードの印字が薄くてよく見えなかったり、打刻位置がずれていたり、打刻忘れがあったりということがありますよね。
早めに気づけば従業員へ確認して修正することができますが、月末にまとめて処理をするタイムカードだとなかなか難しいもの。
時間が経ってしまうと従業員も記憶があいまいになり、事実確認がうまくいきません。
ではデジタル式ならどうでしょう？デジタル式のタイムレコーダーならリアルタイムでデータが保存されるので、打刻忘れにも気づきやすいというメリットがあります。
また、タイムカードのように打刻位置がずれるということもありませんよね。
3 給与システムと連携でヒューマンエラーも無くなる
手作業で作業をしていると、どこかでヒューマンエラーが発生するものです。
ヒューマンエラーは多岐にわたり、
- 勤務時間の集計を間違っていた
- 間違って先月分の勤怠で給与を計算してしまった
- 別の人の勤務時間を入力してしまった
など内容も様々です。
人が犯す間違いというのは予測がしにくく、どこで間違ったのかを一から探し出すのも大変です。
デジタル式のタイムレコーダーを使うメリットは、データをそのまま給与システムに連携することができるということです。
ルールが決まっているものこそ、自動でできるようにしておくことで、人間による単純ミスを最小限に抑えることができます。
4 法令が新しくなっても計算式を変更する手間が減る
昨今の働き方改革により、残業に関する法令も変わる見通しです。
時間外労働の上限規制や高度プロフェッショナル制度の導入、勤務間インターバル制度の導入など、勤務時間の計算や管理にはこれらの法令が深く関わってきます。
つまり、タイムカードから勤務時間を集計する際に考慮しなければいけない事項が増えるということ。
慣れるまでは集計に時間がかかることが予想されますし、新しい計算式を考えるのも大変な作業です。
システム化していれば法令はシステムで対応することになるので、集計する担当者の負担は減りますし、給与計算までの流れも滞ることなくできるでしょう。
中小企業こそタイムレコーダーのデジタル化で給与計算をラクにしよう
タイムレコーダーのデジタル化や勤怠管理システムの導入というと中小企業では難しい…と考える会社も多いですが、中小企業こそデジタル化を進めていくべきです。
大企業でさえ人手不足に悩む時代。
中小企業こそ効率化できることは効率化して、生産性をアップさせていきましょう。
今はシステム化といっても、自社にサーバーを置く必要がないものも多くありますし、システムに詳しい担当者がいなくてもサポートが充実しているシステムを選べば中小企業でも安心して導入できる時代です。
この機会に、タイムレコーダーのデジタル化、システム化を検討してみましょう。
そこでオススメな勤怠管理システムで￥0〜始められる「スマレジ タイムカード」があります。
ここからは「スマレジ タイムカード」について解説していきます。
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￥0〜導入可能なスマートタイムカード
[スマレジ]から出ているスマートタイムカードのサービスがあります。
最新のタイムカードで顔認証での出退勤の打刻・勤怠管理・給与・賞与計算・集計・ダウンロード・人事管理・給与振り込みなど全てが一括して簡単にできるものです。
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アプリで打刻
職場環境䛻合わせ䛶、 iPhoneやiPad、各種PC䛻対応。自宅PCや出先䛾スマホからWeb打刻も可能です。
自分の名前をタッチ（クリック）
出退勤時に画面をタッチ（クリック）するだけ、とてもシンプルな打刻方法です。
「位置情報取得（GPS認証）」を適用すると、出退勤時に位置情報を記録します。
出張などの外出先でも記録でき、不正打刻の防止にもなります。
打刻ボタンで写真撮影
打刻時に顔写真を撮影できるため、最も確実に本人確認を行うことが可能。
「不正打刻」を未然に防ぐことができます。
スマイルトレーニングとして、写真撮影時の笑顔を自動で検知し打刻することができる機能も。
打刻結果の集計
打刻結果を管理画面から確認・集計が可能。
Excelで出力することもできます。
シフト管理
シフトの作成から従業員への共有が簡単に。
手間がかかるシフト管理業務が嘘のようにラクになります。
休暇管理
すべての休暇申請・承認の手続きがオンラインで簡単に。
休暇の申請・承認がWEB上で簡単に完了します。
管理画面やメールに通知されるので、承認や確認漏れの心配もありません。
事業所毎に異なる申請経路の設定䛻も対応し、承認者が複数いる場合や段階的に承認が必要な場合も、スムーズに処理することが可能です。
承認された休暇は、スマレジ・タイムカード上に関連機能に自動的に反映されるためこれまでの休暇申
請のような部署をまたいだ通達なども必要ありません。
給与計算
職場に応じた給与体系を設定するだけで、勤怠記録をもとに自動で給与を算出します。
全銀フォーマット対応も可能 です。
勤怠情報を元に自動で給与計算
勤怠実績に基づいた給与を自動で計算。
賃金形態の適用や、割増賃金、各種手当の付与も簡単。
ミスもなくなり、大幅に業務の効率化に。
法改正にも自動でアップデート
給与の算出方法に関わる法改正なども、クラウドシステムなら自動でアップデート。
法律に関わるトラブルを回避できます。
バックオフィス業務の負担が激減
勤怠管理や給与計算に関する作業や、計算ミスもなくなり、大幅に業務の効率化に。
残業時間の削減にもつながります。
年末調整
修正のたびに発生する紙でやりとりなど、 手間のかかる事務作業が激減。
年末調整を最短で完了します。
扶養控除等申告書・保険料控除申告書・配偶者控除等申告書・源泉徴収票が PDFでダウンロード可能です。
労務アラート
システムが自動で監視・警告を行うことで、 36協定や社内規定の違反を未然に防ぐ ことが可能になります。
規定を作成するだけで、 労務管理システムが自動で監視・警告します。
規定を作成し、観測対象データ、本人への通知有無、通知対象の従業員を選択。上限値、警告値を設定しま
す。
上限設定䛿期間や職種ごとに行える為、複雑ま届け出を行う36協定にも準拠することができます。
作成した規定の観測データを監視し、上限値や警告値を超えた時に通知を行います。
管理画面での表示やメールなど、多彩な通知設定が可能です。
労務アラート 外国人留学生労働者の対応
外国人留学生は「資格外労働許可」を受けている場合に限り、日本国内のアルバイトを行なうことができます。
その際の労働時間上限（長期休暇などを除いた週 28時間以内）もかんたんに設定が可能です。
従業員ラベルを使用し、外国人留学生の労働時間上限の管理
労務アラート機能を利用する事で、法規制に基づいた労働時間上限を超過していないか、リアルタイム
に確認しながらシフトを組む事ができます。
直近7日間のシフトや実績を計算して、労働時間上限を超える従業員名にアラートが表示されるため、警告状況がひと目で分かります。
マイナンバー管理
安全管理措置に準拠した管理体制を容易に実現。
企業が求められている安全管理措置の大部分をクリア。
マイナンバーの提供依頼を、メールで通知
従業員にマイナンバーの提供依頼メールを一斉送信。
本人確認書類もWEB上の提出ができ、効率良く収集・登録業務ができます。
登録された情報の暗号化クラウドで管理
マイナンバーは全て暗号化され、データベースに保存されるため、高度のセキュリティが担保されたまま、管理を効率化することができます。
特別な設定なしで、操作履歴を自動で取得
マイナンバーに関連する操作を行った時に、自動で操作履歴を残します。
いつ、誰が、何の操作を行ってたかを一目で確認できます。
人時売上高
投入した労働量に対して、どれくらいの粗利益があったのか。
感覚だけで捉えていた人時売上高の数値化、グラフ化が実現します。
POSデータを連携させ、店舗の生産性を数字で確認
店舗の生産性をデータを可視化。スマレジのPOSデータを連携させ、日々の売上の労働時間を元に、生産性を数字で確認。
自動でグラフ化します。
日常業務の改善点を見極め、売上改善に
見たい「期間」「対象」を選べるため、普段の業務のどこを見直すべきなのかを、注力すべき期間や、人材の配置を生産性の指標を元に判断できます。
法定三帳簿
法定三帳簿もおまかせ。いざという時も、さっと確認・出力。紛失の心配もありません。
普段の記録がそのまま台帳や名簿になる
退職事由や履歴など、特殊な事項の記述を除けば、入社時に登録する従業員基本情報や、普段の勤怠記録での帳簿を作成することができます。
新たに帳簿を持つ必要がなく、二度手間になりません。
クラウドで管理、帳簿をペーパーレスに
紙の帳簿を保存必要期間である3年（また䛿5年）保管するため、管理上大変です。
クラウドサーバーにデータが自動で保存され、必要な期間を指定してダウンロードできるので、紛失の心配もありません。
日報管理
勤怠記録と連動した正確な日報の記録が可能。
「誰がどの作業に何時間使ったか」が一目でわかります。
従業員の負担を少なく、効率的に業務日報を記録・管理する。
スマレジ・タイムカードは、限りなく無駄な作業を削ぎ、シンプルな日報管理を実現しました。
「日報タグ」を使用して記する手間を減らし、特殊な業務日報でメモに記録。スマホやタブレット、PCを使って、どこからでも日報の閲覧や編集が可能です。
記入方法が統一されるため、従業員の状況を今までより正確に、瞬時に把握することができます。
ワークフロー
残業・休暇の申請はもちろん、あらゆる申請承認業務をオンラインでスムーズに。
あらゆる申請をテンプレート化して業務効率化
各ワークフローに申請経路を割り当て。
必要なワークフローがない場合は新しいワークフローを作成します。
会社独自の申請も作成できます。
社外からでも場所を選ばず申請・承認が可能
申請画面から該当ワークフローを選択して申請を行います。
申請後は承認者にメールで通知が届き、申請結果はメールで通知されます。
ぜんぎんコネクト スマレジ・アプリマーケット連携
スマレジ・タイムカードのデータと自動で連携し、給料の一括振込ができます。
月額 1,100 円(税込) 〜お使いいただける、スマレジ・アプリマーケットの連携アプリです。
給与の振り込みをワンクリックで。簡単に口座管理が可能です。
スマレジ・タイムカードの勤務データを自動で同期し、自動で給与情報を計算できるアプリです。
アプリを登録した瞬間からすぐに同期が始まります。
どの銀行でも一括で給与を振り込める「全銀フォーマット」の振込データを自動生成しますので、これをアップロードするだけで給与支払いは完了です。
全国1100以上の銀行に対応し、振込日を指定すれ䜀、給料日前に振込作業をすべて完了することができます。
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スマレジ・タイムカードプラン一覧
スタンダードSTANDARD ¥0
● 勤怠管理
プレミアムPREMIUM ¥2,200/月(税込)
勤怠管理
シフト管理
休暇管理
勤怠実績CSVダウンロード
年末調整
給与計算
プレミアムプラスPREMIUM PLUS ¥4,400/月(税込)
勤怠管理
シフト管理
休暇管理
勤怠実績CSVダウンロード
年末調整
給与計算
労務アラート
マイナンバー管理
人時売上高
法定三帳簿
離職率
エンタープライズENTERPRISE ¥6,600/月(税込)
勤怠管理
シフト管理
休暇管理
勤怠実績CSVダウンロード
年末調整
給与計算
労務アラート
マイナンバー管理
人時売上高
法定三帳簿
離職率
日報管理
プロジェクト管理
ワークフロー
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まとめ
タイムレコーダーのデジタル化や勤怠管理システムの導入というと中小企業では難しい…と考える企業様も多いですが、中小企業こそデジタル化を進めていくべきです。
大企業でさえ人手不足に悩む時代。中小企業こそ効率化できることは効率化して、生産性をアップさせていきましょう。今はシステム化といっても、自社にサーバーを置く必要がないものも多くありますし、システムに詳しい担当者がいなくてもサポートが充実しているシステムを選べば中小企業でも安心して導入できる時代です。
この機会に、タイムレコーダーのデジタル化、システム化を検討してみましょう。
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