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勤怠管理はすべての企業が必ずおこなう必要がある業務の一つです。
従来の勤怠管理では手書きの管理簿や、従業員の勤務時間をタイムカードで記録している企業が多くありました。
近年では、勤怠管理システムが普及しつつありますが、タイムカードで勤怠管理をおこなっている企業が多いことは事実です。
私は、飲食業界に30年以上携わってきました。
色々なオーナーさんの下でたくさんの飲食店を立ち上げ・立て直しをしてきました。
だからこそわかる細かのところを記事にしています。
少しでも参考にしてください。
この記事は、飲食店のオーナー様・店長様だけでなく多くの企業の方へオススメできる内容になっています。
最後までお付き合いください。
それでは、まずは「タイムカードで給与の管理」について解説していきます。
私と一緒に見ていきましょう！
タイムカードで給料の管理をする時の注意点
タイムカードを使用して給料の管理を行う際には、いくつかの注意点を考慮することが重要です。以下は、タイムカードを使用する際の注意点です：
- 正確な記録: タイムカードに出勤時間や退勤時間を正確に記入することが重要です。誤った記録は給与計算の正確性に影響を及ぼす可能性があります。
- 労働法規制の遵守: 勤勉時間や休憩時間など、労働法規制に関するルールを遵守しましょう。残業時間や法定休暇に関する法的要件を守ることが必要です。
- 適切な承認プロセス: タイムカードの記録は従業員と上司または管理者によって確認および承認される必要があります。従業員が正確なタイムカードを提出し、管理者がそれを審査するプロセスを確立しましょう。
- 休暇や特別休暇の管理: 有給休暇、病気休暇、特別休暇など、休暇の取得と承認を適切に管理しましょう。休暇のタイムカード記録を正確に保持します。
- タイムカードの保管: タイムカードは適切に保管し、必要な期間（法的要件に従って）保存します。タイムカードの紛失や破損を防ぐためにバックアップを取ることも検討しましょう。
- 不正な操作を防止: タイムカードの不正な操作や「フレンドパンチ」（代わりに出勤退勤を打刻する行為）を防ぐため、セキュリティ対策を強化しましょう。指紋認証やパスワード保護などの技術的な手段を検討します。
- 従業員のトレーニング: 従業員に対して、タイムカードの正しい使い方と記録方法に関するトレーニングを提供します。従業員が自分の勤怠情報を正確に記録できるようにサポートします。
- 透明性とコミュニケーション: 勤務時間や給与計算に関する透明性を提供し、従業員とのコミュニケーションを円滑に保ちます。誤った記録が発生した場合、迅速に対処し訂正を行います。
- 自動化を検討: タイムカードシステムを自動化することで、正確性と効率性を向上させることができます。電子タイムカードや勤怠管理ソフトウェアの導入を検討しましょう。
タイムカードを適切に管理することは、給与計算の正確性と労働法規制の順守にとって非常に重要です。従業員との協力と透明性を維持し、法的要件を遵守しながらタイムカードを運用することが成功の鍵です。
勤怠管理とは
勤怠管理とは、従業員の出勤や退勤、休暇などの勤務時間を管理することで、労働時間や給与計算、労働法の遵守などに必要な業務です。具体的には、従業員が出勤・退勤する際のタイムカードや勤務表、勤務管理システムを利用して勤怠時間を記録し、それをもとに勤務時間や休暇の管理、給与計算、法令遵守などを行います。
勤怠管理は、企業が従業員に対して正確かつ公正な給与を支払うために欠かせない業務です。また、従業員の勤怠管理が適切に行われることで、従業員のモチベーション向上や生産性の向上、企業の業務効率化にもつながります。近年では、勤怠管理システムの導入やタイムカードの電子化により、より正確かつ効率的な勤怠管理が可能になっています。
勤怠管理で管理するのは「労働時間」と「休憩時間」
勤怠管理では、大きく分類して「労働時間」と「休憩時間」を管理します。
- 労働時間とは
労働時間には、労働基準法第32条が「休憩時間を除いて1日8時間、1週間で40時間」と定める「法定労働時間」と、企業が就業規則で定める「所定労働時間」があります。所定労働時間の計算は、始業から終業までの拘束時間から休憩時間を引いて算出します。
法定労働時間を超えて働いた場合は「時間外労働」、労働時間が深夜であれば「深夜労働」、法律が定める休日に働いた場合は「休日労働」となり、労働基準法では原則禁止となっています。ただし、労使協定によって割増賃金を支払うことで、一定時間までは労働させることが例外として認められています。 - 休憩時間とは
休憩時間は、労働基準法で「労働時間が6時間を超える場合少なくとも45分、8時間を超える場合は少なくとも1時間を労働時間の途中に与えること」と定義されています。（労使協定がある場合や、運輸交通業や郵便など一部の職業はこの限りではありません）また、一部適用除外の事業はあるものの、原則として従業員に一斉に休憩時間を与えなければならないとされています。
しかし、中には「労働時間なのか休憩時間なのか」を判断しづらいグレーゾーンもあります。
厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」（以下「ガイドライン」）では、労働時間・休憩時間の判断について、「使用者の明示または黙示の指示により、労働者が業務に従事する時間は労働時間に当たる」と明記されています。
例えば、従業員に就業時間外の研修参加を義務付ける場合、それは労働時間に当たる、ということです。業務命令ではなくとも、業務上必要な研修だったり、欠席すれば査定などに響く可能性があったりと、企業側の指示で学習などを行う時間は「労働時間」に当たる可能性があります。
業務から離れる休憩時間に対して、企業は賃金を支払う必要はありません。
しかし、労働時間に応じた適切な休憩時間を与えずに働かせている企業には、6か月以下の罰金が科されることもあります。
適切に休憩時間を与え、適切に労働に従事していることを示すためにも、勤怠管理によって適正に把握することが求められるのです。
勤怠管理が求められる理由
企業は、「1日8時間、週40時間」の法定労働時間が適正に守られているか、それに応じて正しい賃金を従業員に支払えているか、常に把握しておく義務を負っています。（労働基準法第32条）
勤怠情報は、給与計算に利用されるため、正しい給与、残業代を計算するためには、時間外労働や休日労働の把握も必要になります。
給与の額を間違えると、その額をもとに計算する社会保険料や税金の額にもズレが生じるため、適正に勤怠情報を管理・収集しなければなりません。
厚生労働省のガイドラインでは、「賃金台帳の適正な調製」として次のようにも定めています。
使用者は、労働基準法第108条及び同法施行規則第54条により、労働者ごとに、労働日数、労働時間数、休日労働時間数、時間外労働時間数、深夜労働時間数といった事項を適正に記入しなければならないこと。
また、賃金台帳にこれらの事項を記入していない場合や、故意に賃金台帳に虚偽の労働時間数を記入した際は、同法第120条に基づき、30万円以下の罰金に処されること。
現在は、働き方改革関連法によって「長時間労働の是正」「多様で柔軟な働き方の実現」「公正な待遇の確保」といった事項が義務化されています。
こうした法令に適切に対応するためにも、適正な勤怠管理は必要です。
過失であっても残業代の未払いや倫理観に欠けた労働を従業員に課していたりすると、コンプライアンスを問われる可能性もあります。
従業員がよかれと思って自主的に働いていたとしても、それが度を超えた長時間労働になっていれば、責任を問われるのは企業です。
トラブルの芽を事前に摘んでおく意味でも、勤怠管理は必要不可欠なのです。
勤怠管理で管理する項目
労働基準法では、勤怠管理の項目について規定されていませんが、厚生労働省のガイドラインには「使用者は、労働時間を適正に把握するため、労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、これを記録すること」とあります。
そのため、必ず以下の項目は把握しておく必要があります。
●始業・終了時刻、労働時間、休憩時間
労働時間を正確に把握するために必要な項目です。
賃金算定のため、始業・終業については1分単位で管理します。
遅刻や早退が多い従業員には、適正な業務指導や配置換えなどの対処にも応用できます。
●時間外労働時間、深夜労働時間、休日労働時間
法定労働時間を超えて働いた時間も、当然支払う賃金に影響します。
時間外労働や深夜残業、休日出勤には、割増賃金を支払わなければなりません。
それぞれ異なる割増率が適用されるので、正確に時間を把握する必要があります。
●出勤日、欠勤日、休日出勤日
1か月単位で勤務状況を把握することも必要です。
休日を正しく取得できているか、休日出勤があった際には振替休日や代休を取得できているかなどの情報は、従業員の健康を管理する上で欠かせません。
給与計算にも影響するため、適切な管理が必要です。
●有給取得日数・残日数
従業員に有休を取得させることは、使用者としての義務です。
現在は年次有給休暇の取得も義務化されており、適切に有休を取得できているかの把握をするためにも、勤怠管理をしっかり行うことが大切です。
タイムカードでの勤務時間計算を無料でおこなう方法
タイムカードに記録された出勤時刻と退勤時刻をもとに、勤務時間を無料で計算するためには、次の方法があります。
電卓で計算する
電卓で出勤時刻と退勤時刻の差を計算し、勤務時間とする方法です。
例）出勤時刻9:15、退勤時刻19:30の場合
| 1930 （退勤時刻） | ― | 915 （出勤時刻） | ＝ | 1015 （10時間15分） |
電卓に時間計算機能があれば便利ですが、確認作業が負担となります。
エクセルで集計する
タイムカードをエクセルで集計する方法は、次のとおりです。
- 紙のタイムカードの刻印時刻をエクセルに入力する
または従業員ごとに設定したエクセルシートに時刻を入力する - 入力された勤務時刻を、エクセルの集計機能を使って、勤務時間を計算する
インターネット上には数多くのエクセルテンプレートが公開されていて、好みにあわせて選べます。
ただ、自社の勤務制度に合ったテンプレートを探す必要があり、エクセル入力時にミスが起こるかもしれません。
計算サイトやアプリを使用する
勤務時間を無料で集計する方法として、計算サイトを利用する方法と、勤怠管理が可能なアプリを利用する方法があります。
計算サイトを利用する方法
無料の計算サイトでは、勤務時間を自動で算出可能です。スマホやタブレットから、出勤状況、出退勤時刻を入力します。
自社のシステムとして導入する必要がなく、紙で保管する必要もありません。
中には、給与計算システムと連携しているサイトもあります。
勤怠管理アプリを利用する方法
勤怠管理用アプリがWeb上で多数公開されています。スマホだけで使えるアプリや、タイムレコーダーに似たアプリなど、さまざまな種類が登場しました。
GPSとの連動や、健康管理のための顔写真撮影機能など、さまざまな追加機能が付いているアプリもあります。
ただし、無料版では機能が制限される可能性もあるため、場合によっては有料版への移行も必要です。
タイムカードによる勤務時間計算のデメリット
タイムカードによる勤怠管理には、手段に応じていくつもの課題があります。
電卓・エクセルで管理する場合
入力や集計、確認に手間がかかるほか、手作業で計算ミスが発生するかもしれません。
エクセルでは関数を用いることで効率化できますが、関数の知識やノウハウを有する従業員に属人化する可能性もあります。
計算サイト・時間計算アプリで管理する場合
導入時の操作方法を従業員に指導する手間がかかります。またアプリには有料版もあり、従業員数が少ない場合は、導入コストに見合わないかもしれません。
また「フレックスタイム制」や「変形労働時間制」を導入している場合は、自社の勤務制度にアプリが対応していないことがあります。
タイムカードで管理する場合
タイムレコーダーを使って、紙のタイムカードに刻印している場合は、紙の保管コスト以外にも、次の課題があります。
労働時間の適切な管理が必要
従業員の労働時間は、なるべくリアルタイムで正確に管理しなければなりません。
その理由は、次のとおりです。
- サービス残業が発生していないかを確認する
- 長時間勤務が続いている従業員の健康管理を迅速におこなう
- 正確な勤務時間を把握しておき、給与計算をスムーズにおこなう
- 従業員との給与のトラブル（給与や残業手当の未払い請求など）発生時の客観的な証拠となる
タイムカードを使っている場合は、たとえば、別の従業員によるなりすましの可能性も排除できません。
また、タイムカードへの刻印後に残業するなどのサービス残業が発生していても、把握しにくくなります。
タイムカード原本の保存義務
出勤状況の記録は、労働基準法の法定三帳簿（労働者名簿、賃金台帳、出勤簿）としての取り扱いが必要です。
正確には、労働基準法に明記された書類ではありませんが、厚生労働省が2017年1月に策定した『労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン』において、出勤簿やタイムカードなどの保存が明記されました。
タイムカードは、労働基準法の定めにより、使用時期などにより3種類の保管期間があります（2020年4月改正施行）。
- 2020年3月31日までのタイムカード：3年間（5年間が望ましい）
- 2020年4月1日からのタイムカード：5年間（経過措置中は3年間で可）
- 賃金台帳が源泉徴収簿を兼ねている場合のタイムカード：7年間
経過措置期間中であっても、民法改正に伴い時効が5年間となった賃金請求権への対応を考慮して、5年間または7年間の保存が望ましいです。
誤って廃棄しないように、十分な注意が必要です。
オススメの[スマレジ タイムカード]の勤怠管理アプリを利用する方法
主な打刻方法：画面からボタン打刻（GPS対応）、顔認証
クラウドPOSシステム「スマレジ」を展開する同社が開発した勤怠管理システム。
店舗・オフィスに親機を設置して、出勤したら画面をタッチする通常の打刻のほか、テレワークや出張・外出時には、自分の端末にインストールしたアプリやWeb画面から打刻することも可能。
なお、希望があれば打刻にパスコード入力や写真撮影を義務付けたり、GPSと紐付けたりすることもできる。
単に不正入力を防ぐだけでなく、メンバーのモチベーション・健康チェック、緊急時の安否確認などにも利用できると評判。
利用料金は従業員1名100円と安価で、勤怠管理のほか、シフト管理、休暇管理機能も利用可能。
従業員30名までは無料で利用することができるため、少人数の会社にオススメ。
- 料金：月額100円/名～ ※従業員30名までは無料で利用可能
| 運営会社 | 株式会社スマレジ |
|---|---|
| 料金 | 0円～ |
| 機能 | 勤怠管理 シフト管理 休暇管理 労務アラート 給与計算 年末調整 人時売上高 法定三帳簿 日報管理 プロジェクト管理 マイナンバー管理 など |
| 導入企業 | アルファ動物病院 花畑牧場 HEART MARKET 粉もん屋とん平 NECO REPUBLIC東京 など |
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詳細な賃金設定を簡単に設定
時給、日給、月給の設定はもちろん、住宅費や交通費などの各種手当も、従業員毎に自由に設定が可能です。
給与明細、勤務明細の出力
給与明細※、勤務明細のダウンロードができます（CSV形式）様々なシーンでご活用いただけます。※給与明細は、PDFでも出力可能
複雑な設定を自動で計算
深夜労働、休日出勤、時間外労働などの割増設定で複雑な割増賃金の給与計算をすべて自動で行います。
従来の給与計算・勤怠管理のよくあるお悩み
手作業が多く、ミスが起こりがち
エクセルなどの表計算ソフトを使って給与計算を行う場合、手入力で計算式を作ることになります。
給与計算は雇用体系・労働条件に合わせた対応が必要で複雑なので、間違えも起こりやすくなります。
給与の間違えは、従業員との信頼関係に関わるので、ミスが起こらないよう対策を取ることが大切です。
税率変更など、法改正の対応が大変
給与計算は、税率・保険料の変更など、法改正の最新情報を正確に把握し計算しなければなりません。
エクセルや従来の給与計算ソフトでは、手動で計算式やシステムを随時アップデートする必要があります。
担当者にとって大きな負担となり、ミスも起こりやすくなってしまいます。
給与明細の配布コストを抑えたい
給与明細を紙で配布していると、印刷費はもちろん、配布する手間もかかります。
また、一度発行した給与明細を従業員が紛失してしまい、再発行を求められるなどの対応も発生します。
給与明細のペーパーレス化は、印刷費用を削減できるだけでなく、担当者の負担も減らすことができます。
複雑な賃金体系や 各種保険や税金はもちろん、独自手当も設定可能
重要な法改正や税・保険料率の改定に合わせて、システムをアップデートします。
お客さまの手間やコストは一切かかりません。安心してご利用いただけます。※個別対応が必要な場合もあります。
社会保険料
健康保険・介護保険・厚生年金保険について設定。 法改定にも自動でアップデート対応します。
労働保険
雇用保険や労働保険について設定。
毎年の保険料率見直しにも自動でアップデート対応します。
源泉所得税
扶養控除申請区分、配偶者控除区分を設定。
正確な課税所得額が計算出来ます。
住民税
会社が個人の代わりに納付する特別徴収に対応。 従業員の住所と6月の税額、6月以外の税額を設定。
勤怠管理・給与計算ソフトを導入するメリット
メリット1勤怠情報を元に自動で給与計算！
勤怠実績に基づいた給与を自動で計算。
賃金形態の適用や、割増賃金、各種手当の付与も簡単。
ミスもなくなり、大幅な業務の効率化に。
メリット2クラウド勤怠なら法改正にも自動アップデート！
給与の算出方法に関わる法改正なども、クラウドシステムなら自動でアップデート。
法律に関わるトラブルを回避できます。
メリット3バックオフィス業務の負担が激減！
勤怠管理や給与計算に関する作業や、計算ミスもなくなり、大幅な業務の効率化に。
残業時間の削減にもつながります。
全て自動計算。給与計算の作業そのものが不要です。
給与ルールに則って、勤怠データから自動で計算します。
給与計算ソフト機能で業務自動化
残業、時間外労働、休日出勤、色々な給与条件を設定しておくだけで、従業員の勤怠データをもとに自動で計算します。
今まで給与計算にかかっていた膨大な時間と手間が、一切なくなります。
膨大なデータは、クラウドサーバーに保管。過去の給料明細も一発検索。
人為的なミスが減り、膨大なファイルは必要ありません。
クラウド給与計算システムならではの快適さ
勤怠記録も給与データもすべてクラウドサーバーに保存されるので、かさばる書類を保管しておく必要はありません。
また、すべてデータで管理しているので、いつでも過去の情報を参照したり、検索することができます。
給与計算サービスと連携することができます。
スマレジ・タイムカードは、主要な会計ソフトと連携しています。
ツール連携で勤怠管理・給与計算業務をワンストップに
スマレジ・タイムカードは、「クラウド給与計算ソフト freee」、「マネーフォワード クラウド給与」、「弥生給与」を導入されているお客さまでもご利用いただけます。
スマレジ・タイムカードは、各サービスと連携を行い、勤怠データを取り込むことが可能です。
勤怠情報を給与計算ソフトに入力する煩わしい作業を省略することができ、入力ミスも防ぐことができるため、給与計算事務にかかる時間を大幅に削減できます。
賞与の計算や、賞与明細の発行も簡単に。
賞与とは、支給や控除に関わらず、通常の給与とは別に年3回以下で付与される労働の対償です。
従業員、支給月、支給項目や控除を設定し、賞与を付与することができます。
賞与明細も発行でき、従業員は明細を管理画面で閲覧することが可能です。
給与計算の主な機能
従業員の賃金形態
従業員ごとに時給、日給、月給から給与形態を設定できます。
月の平均労働日数を設定することで、月給の日割り計算も容易に行うことができます。
割増賃金も自動計算
深夜割増、休日割増、時間外労働割増をそれぞれの条件に合わせて、 従業員ごとの勤怠記録に対して自動で計算されます。
交通費や手当の設定も簡単に
勤務毎や月額で設定することができます。
住宅手当などの支給・控除手当の自動付与も細かく設定が可能で、独自の手当も簡単に作成することができます。
給与明細書データのダウンロード
給与明細書はCSVまたはPDF形式でダウンロード可能です。
また、勤務明細についても事業所ごとにCSVダウンロードに対応しております。
マネーフォワード クラウド給与、給与計算freee、弥生給与と機能連携
クラウド給与計算ソフトへ従業員の勤怠データをインポートし、連携させることが可能です。
手間の掛かるデータ入力の手間を大幅に削減することができます。
予定と実績の比較がしやすい一覧画面
年別・月別で事業所毎の予定と実際の人件費・交通費・手当・差引支給額が一覧できる、使いやすい画面設計となっています。
スマレジ タイムカードの給与計算 よくあるご質問
Qインセンティブや皆勤手当のような臨時の支給や、遅刻のペナルティで給与から控除することはできますか?
A可能です。給与明細にて、その月のみ【手動で手当を追加】することができます。
手当には支給（プラス）と控除（マイナス）があります。
Q給与明細に表示する項目の選択は可能ですか?
A可能です。約20項目ございまして、不要な項目は非表示にすることができます。
Q研修中と本採用後で時給の変更は可能ですか?
A
可能です。
給与に対して適用開始時期の設定ができるため、まずは研修時給で設定し、本採用が決まったタイミングで、本採用月からの時給を追加で登録ください
Q残業手当は自動で計算されますか?
A時間外労働の割り増し設定を行うと、自動で計算されます。
スマレジ・タイムカードでは、1日あたりの時間外労働（残業）や、週単位での時間外労働（残業）も加味することができます。
Qマイナンバー制度に対応していますか?
A対応しております。プレミアムプラスプラン以上で利用ができます。
Q源泉徴収税率の変更や今後の消費税法改正にも対応していますか?
A法改正のタイミングでシステムが自動的に変更いたします。
Q給与から交通費を控除できますか？
A従業員に交通費の登録を行うことで、給与から控除することができます。
交通費の登録は、「月額」「勤務日数ごと」「勤務回数ごと」の3パターンに対応しています。
<<<給与計算について、お気軽にお問い合わせください！>>>
まとめ
勤怠管理と給与計算は毎日毎月発生する事務です。どちらも密接に関係しており、正確な作業を求められ、時間もかかります。
働き方改革の推進などでさまざまな勤務形態が広がっているなか、今後も従業員の労働条件の変更は続くかもしれません。
従業員の確保が経営上の課題になっている会社も多く、バックオフィス業務の負担を軽減する必要があります。
給与計算など人手に頼っていた業務については、システム化を進めることでヒューマンエラーを減らしながら、コスト削減を両立させることも可能です。
