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タイムカードの手計算による手間はどの会社でも課題とされています。
特に飲食店の場合は時間帯ごとで時給や給与が変わってくるので手計算はとても複雑で店長さん・オーナーさんにとっては手が取られる作業ではないでしょうか？
私は、飲食業界に30年以上携わってきました。
色々なオーナーさんの下でたくさんの飲食店を立ち上げ・立て直しをしてきました。
だからこそわかる細かのところを記事にしています。
少しでも参考にしてください。
それでは、私と一緒に「タイムカードの集計で使える3つの方法」からみていいましょう！
[徹底解説]スマレジのタイムカードの料金プラン！評判・口コミ！！
タイムカードの集計で使える3つの方法
タイムカードの集計を行う方法にはいくつか種類があります。
ここでは、おすすめの方法3つをご紹介していきます。
エクセルで簡単に作る
Excelは、導入にあたっての初期費用がかからず、現在も多くの企業が勤怠管理に使っています。
Web上で「勤怠管理 テンプレート」などと検索すると、予め数式が組み込まれたフォーマットが多数存在するので、自社に合うものが見つかればすぐに導入できます。
また、オフィスソフトとして非常にメジャーであるため、社内に扱える人も多く、運用がしやすいというメリットがあります。共有もしやすく、即時修正もかけられるお手軽さも魅力です。
タイムカードの機械でカードを使って記入
こちらは昔からよくある機械式のタイムカードの機械です。
集計機能付きタイムレコーダーとは、その名の通り集計機能が付いたタイムレコーダーのことです。
打刻の記録はもちろんのこと、月間の実働時間や残業時間、深夜勤務時間の集計などを自動で行ってくれます。
集計機能付きタイムレコーダーは機械が自動で集計を行ってくれるため、人的リソースの削減につながる、手入力による計算ミスを防止できるなどのメリットがあります。
万が一、打刻ミスや打刻忘れが発生したとしても修正が可能なのでとても便利です。
最近では、給料の締め日を複数設定できるもの、時間設定にパスワードをかけられるもの（不正打刻防止）などが登場してきており、日々進化しています。
スマートタイムカード（スマレジ タイムカード）
最新のタイムカードで顔認証での出退勤の打刻・勤怠管理・給与・賞与計算・集計・ダウンロード・人事管理・給与振り込みなど全てが一括して簡単にできるものです。
こちらに関しては後で詳しく解説いたします。
タイムカードの計算はエクセルで可能？
毎月の給与計算時には残業代をつけるために残業時間を計算したり、欠勤控除をするために欠勤日をカウントしたりしなければなりません。
こうした計算は、タイムカードから勤怠情報を吸い上げて行いますが、手計算では時間も手間もかかる上に間違いが起こる可能性があります。
表計算ソフトであるエクセルは、さまざまな計算に利用できますが、タイムカードの計算もエクセルで行うことはできるのでしょうか？確認してみましょう。
難しい関数やマクロを使用しなくても可能
タイムカードには、たくさんの数字や「/」「:」のマークが印字され、複雑に見えます。
しかしこれらは日付や時刻を表している記録で、難しいものではありません。計算も四則演算、それも単純でわかりやすいものがほとんどです。
エクセルは多くの機能を持つ表計算ソフトで、複雑な計算も難しい関数やマクロを使って行うことができます。
しかしタイムカードの計算には、そういった機能を使いこなせる必要はありません。
簡単な計算式と関数が使えれば、容易にタイムカードの計算をエクセルで行うことができます。
基本的にはエクセルのタイムカードで充分
タイムカードは毎日の出勤時刻と退勤時刻の記録で、勤怠状況の把握のために導入されています。
出勤時間と退勤時間の差から勤務時間がわかり、打刻されていないことから欠勤した日がわかります。給料計算の基礎として使用される大切な記録で、適切に取り扱うことが求められています。
タイムカードは、専用マシン・システムで行うことが法律で決められているわけではなく、エクセルで行っても問題はありません。
前述のように、タイムカードは毎日の出勤時刻と退勤時刻の記録で、エクセルでも充分に代用は可能です。
Excel（エクセル）で作るタイムカード
タイムカードの手集計による手間は、どこの会社でも課題を抱えています。
「毎月の給与計算を楽にしたい」という方は、Excel（エクセル）で効率よく集計する方法を試してみるのもいいかもしれません。
給与計算時に行うタイムカードの集計は、エクセルで行うと効率化でき、また管理もしやすくなります。
タイムカードのエクセル化にはコストがかからない、自由度が高い、共有しやすいといったメリットがあります。
一方で正確な記録が難しい、改ざんや法律違反が起こる可能性があるといったデメリット・問題点があることに注意が必要です。
Excelでタイムカードを集計するには「テンプレート」を使用することをおすすめします。
下記に代表的なテンプレートを3つ挙げてみました。ご参考ください。
bizocean（ビズオーシャン）
bizocean（ビズオーシャン）は、日本最大級のビジネステンプレートサイトです。
勤怠管理に関しては、出勤・退勤時間を入力すると、出勤日数・欠勤日数および残業時間が自動で計算されるシンプルなテンプレートが人気です。
また、パート・アルバイト向けに時給の給与計算ができるテンプレートも用意されています。
予め時給や各種手当など、給与計算に必要な項目を設定しておけば、出退勤を入力したときに自動で計算されます。
その他、残業計算機能や給与明細の出力機能など、欲しい機能がたくさん備わっています。
勤怠管理表エクセルテンプレート
勤怠管理表エクセルテンプレートでは主に飲食店やコンビニをはじめとした小売店など、店舗業務に特化した勤怠管理表のテンプレートを取得できます。
飲食店でよくみられる土日祝日で時給が変動する場合に対応したテンプレート、曜日割増機能が付いたテンプレートなどが代表的です。
その他、残業割増のあるテンプレート、休憩自動控除に対応した時給計算テンプレートなど、必要な用途で使い分けることができます。
EXCEL勤怠テンプレート
Excel勤怠テンプレートは、実務で利用されることが多い勤怠管理表を紹介しているサイトです。
日またぎ勤務や深夜残業手当計算ができる時給計算テンプレート、定時勤務の時給アルバイト用テンプレートなど、細かく分かれているのが特徴です。
夜勤、深夜残業、休日残業などを分けて集計し、休日出勤や残業時間などを自動計算してくれるため、大きな時間短縮になります。その他、英語のテンプレートなども用意されています。
タイムカードをエクセルで作成するメリット
エクセルでのタイムカードには、どのようなメリットがあるのでしょうか？
タイムカードは専用のマシン・システムではなく、エクセルで作成することができます。
専用マシン・システムと比較して、タイムカードをエクセルで作成した場合、以下のようなメリットがあります。
勤怠管理システムの導入コストがかからない
エクセルはマイクロソフト社の表計算ソフトで、インストールすればすぐに使うことができます。
売上管理や顧客管理などさまざまな用途で活用することができ、すでにソフトを導入している企業であれば、改めて費用を負担する必要はありません。
パソコンによっては、標準で装備されている場合もあります。
タイムカードを専用マシン・システムとすると、導入コストを負担しなければなりません。
合わせて必要になる勤怠管理システムなどを含めると、初期費用は数十万円にもなることがあります。
関数やマクロを使って自由に変更できる
難しい関数やマクロを使うことで、複雑な計算も容易にできるのがエクセルの特徴です。
タイムカードの計算はそれほど難しいものでないことが一般的ですが、会社・部署・従業員によっては難易度が高くなる場合があります。
就業形態や勤怠ルールに合わせた計算が求められますが、市販の勤怠管理システムでは対応しきれなかったり、カスタマイズに追加料金が発生したりする場合があります。
エクセルは自由度が高く、多様な計算をさせることができます。
複雑な計算も難しい関数やマクロの組み合わせで対応が可能です。
使いやすくするための些細な変更も施すことができ、より快適で便利に使えるタイムカードを作成することができます。
データで管理できるため共有もしやすくなる
タイムカードは、基本的に紙で行う勤怠管理です。
保管場所を準備しなければならず、なくしたり汚したり破れたりする恐れもあります。
これに対してエクセルはデータとして管理できるため、紛失や破損の心配はありません。
データ管理は紙での管理と比べて共有しやすく、管理も効率的にできるようになります。
Excel（エクセル）でのタイムカード作成のデメリット
Excel（エクセル）でのタイムカード作成のデメリットは以下のようになります。
1.手作業による入力ミスやヒューマンエラーのリスク：
Excel（エクセル）でタイムカードを作成する場合、従業員の出退勤時間を手動で入力する必要があります。手作業による入力ミスやヒューマンエラーによって、勤怠情報の正確性が低下する可能性があります。
2.膨大な手作業が必要：
Excel（エクセル）でタイムカードを作成する場合、毎日従業員の出退勤時間を手動で入力する必要があります。従業員数が多い場合、膨大な手作業が必要となり、作業効率が低下する可能性があります。
3.情報共有が困難：
Excel（エクセル）でタイムカードを作成する場合、勤怠情報を共有するためには、Excelファイルをメールで送信するなどの手間が必要となります。また、Excelファイルを編集している間は、他の従業員が同じファイルを編集できないため、情報共有が困難になる可能性があります。
4.セキュリティ上のリスク：
Excelファイルには、パスワードで保護できますが、管理が不十分である場合、誰でもアクセスできる可能性があります。勤怠情報には、個人情報が含まれるため、情報漏洩やセキュリティ上のリスクが高まる可能性があります。
これらのデメリットから、多くの企業では、Excel（エクセル）でのタイムカード作成を避け、勤怠管理システムを導入する傾向にあります。
正確な勤怠記録が難しい
タイムカードをエクセルとすると、出勤時刻や退勤時刻を入力する必要があります。
一般的な専用マシン・システムでも起こる打刻漏れは、エクセルでも同じように発生する可能性があります。
また専用マシン・システムでは正確な時刻が記録されるのに対して、エクセルでは時刻の入力ミスが起こる可能性があることにも注意しなければなりません。
データ改ざんが起こる可能性がある
エクセルでは入力を何度も繰り返すことが可能です。
データは上書きされ、前に入力されていたデータはわからなくなってしまいます。
そのためデータの改ざんが行われる可能性が否定できません。
タイムカードは給料に関する重要な書類で、適切に管理しなければなりません。
改ざんがあると会社の管理に問題があるとみなされる場合があります。
法律違反にも要注意
残業や休日出勤に対しては、労働基準法で定められている時間外労働に対する割増賃金の支払いが求められます。
法改正によって割増賃金率が変わる場合は、計算式にも変更を加えなければなりません。
ほとんどの市販の勤怠管理システムでは、有料・無料の違いはあるものの、こうした法改正時にはバージョンアップ版が提供されます。
しかしエクセルでタイムカードを作っている場合は、自ら計算式や関数を変更しなければなりません。
法改正を知らなかった、あるいはエクセルに変更を加えなかった場合には、法律違反となる恐れがあります。
￥0〜導入可能なスマートタイムカード
[スマレジ]から出ているスマートタイムカードのサービスがあります。
<<<posレジの「スマレジ」も合わせて検討ください！>>>
先ほども触れましたが、最新のタイムカードで顔認証での出退勤の打刻・勤怠管理・給与・賞与計算・集計・ダウンロード・人事管理・給与振り込みなど全てが一括して簡単にできるものです。
アプリで打刻
職場環境䛻合わせ䛶、 iPhoneやiPad、各種PC䛻対応。自宅PCや出先䛾スマホからWeb打刻も可能です。
自分の名前をタッチ（クリック）
出退勤時に画面をタッチ（クリック）するだけ、とてもシンプルな打刻方法です。
「位置情報取得（GPS認証）」を適用すると、出退勤時に位置情報を記録します。
出張などの外出先でも記録でき、不正打刻の防止にもなります。
打刻ボタンで写真撮影
打刻時に顔写真を撮影できるため、最も確実に本人確認を行うことが可能。
「不正打刻」を未然に防ぐことができます。
スマイルトレーニングとして、写真撮影時の笑顔を自動で検知し打刻することができる機能も。
打刻結果の集計
打刻結果を管理画面から確認・集計が可能。
Excelで出力することもできます。
シフト管理
シフトの作成から従業員への共有が簡単に。
手間がかかるシフト管理業務が嘘のようにラクになります。
休暇管理
すべての休暇申請・承認の手続きがオンラインで簡単に。
休暇の申請・承認がWEB上で簡単に完了します。
管理画面やメールに通知されるので、承認や確認漏れの心配もありません。
事業所毎に異なる申請経路の設定䛻も対応し、承認者が複数いる場合や段階的に承認が必要な場合も、スムーズに処理することが可能です。
承認された休暇は、スマレジ・タイムカード上に関連機能に自動的に反映されるためこれまでの休暇申
請のような部署をまたいだ通達なども必要ありません。
給与計算
職場に応じた給与体系を設定するだけで、勤怠記録をもとに自動で給与を算出します。
全銀フォーマット対応も可能 です。
勤怠情報を元に自動で給与計算
勤怠実績に基づいた給与を自動で計算。
賃金形態の適用や、割増賃金、各種手当の付与も簡単。
ミスもなくなり、大幅に業務の効率化に。
法改正にも自動でアップデート
給与の算出方法に関わる法改正なども、クラウドシステムなら自動でアップデート。
法律に関わるトラブルを回避できます。
バックオフィス業務の負担が激減
勤怠管理や給与計算に関する作業や、計算ミスもなくなり、大幅に業務の効率化に。
残業時間の削減にもつながります。
年末調整
修正のたびに発生する紙でやりとりなど、 手間のかかる事務作業が激減。
年末調整を最短で完了します。
扶養控除等申告書・保険料控除申告書・配偶者控除等申告書・源泉徴収票が PDFでダウンロード可能です。
労務アラート
システムが自動で監視・警告を行うことで、 36協定や社内規定の違反を未然に防ぐ ことが可能になります。
規定を作成するだけで、 労務管理システムが自動で監視・警告します。
規定を作成し、観測対象データ、本人への通知有無、通知対象の従業員を選択。上限値、警告値を設定しま
す。
上限設定䛿期間や職種ごとに行える為、複雑ま届け出を行う36協定にも準拠することができます。
作成した規定の観測データを監視し、上限値や警告値を超えた時に通知を行います。
管理画面での表示やメールなど、多彩な通知設定が可能です。
労務アラート 外国人留学生労働者の対応
外国人留学生は「資格外労働許可」を受けている場合に限り、日本国内のアルバイトを行なうことができます。
その際の労働時間上限（長期休暇などを除いた週 28時間以内）もかんたんに設定が可能です。
従業員ラベルを使用し、外国人留学生の労働時間上限の管理
労務アラート機能を利用する事で、法規制に基づいた労働時間上限を超過していないか、リアルタイム
に確認しながらシフトを組む事ができます。
直近7日間のシフトや実績を計算して、労働時間上限を超える従業員名にアラートが表示されるため、警告状況がひと目で分かります。
マイナンバー管理
安全管理措置に準拠した管理体制を容易に実現。
企業が求められている安全管理措置の大部分をクリア。
マイナンバーの提供依頼を、メールで通知
従業員にマイナンバーの提供依頼メールを一斉送信。
本人確認書類もWEB上の提出ができ、効率良く収集・登録業務ができます。
登録された情報の暗号化クラウドで管理
マイナンバーは全て暗号化され、データベースに保存されるため、高度のセキュリティが担保されたまま、管理を効率化することができます。
特別な設定なしで、操作履歴を自動で取得
マイナンバーに関連する操作を行った時に、自動で操作履歴を残します。
いつ、誰が、何の操作を行ってたかを一目で確認できます。
人時売上高
投入した労働量に対して、どれくらいの粗利益があったのか。
感覚だけで捉えていた人時売上高の数値化、グラフ化が実現します。
POSデータを連携させ、店舗の生産性を数字で確認
店舗の生産性をデータを可視化。スマレジのPOSデータを連携させ、日々の売上の労働時間を元に、生産性を数字で確認。
自動でグラフ化します。
日常業務の改善点を見極め、売上改善に
見たい「期間」「対象」を選べるため、普段の業務のどこを見直すべきなのかを、注力すべき期間や、人材の配置を生産性の指標を元に判断できます。
法定三帳簿
法定三帳簿もおまかせ。いざという時も、さっと確認・出力。紛失の心配もありません。
普段の記録がそのまま台帳や名簿になる
退職事由や履歴など、特殊な事項の記述を除けば、入社時に登録する従業員基本情報や、普段の勤怠記録での帳簿を作成することができます。
新たに帳簿を持つ必要がなく、二度手間になりません。
クラウドで管理、帳簿をペーパーレスに
紙の帳簿を保存必要期間である3年（また䛿5年）保管するため、管理上大変です。
クラウドサーバーにデータが自動で保存され、必要な期間を指定してダウンロードできるので、紛失の心配もありません。
日報管理
勤怠記録と連動した正確な日報の記録が可能。
「誰がどの作業に何時間使ったか」が一目でわかります。
従業員の負担を少なく、効率的に業務日報を記録・管理する。
スマレジ・タイムカードは、限りなく無駄な作業を削ぎ、シンプルな日報管理を実現しました。
「日報タグ」を使用して記する手間を減らし、特殊な業務日報でメモに記録。スマホやタブレット、PCを使って、どこからでも日報の閲覧や編集が可能です。
記入方法が統一されるため、従業員の状況を今までより正確に、瞬時に把握することができます。
ワークフロー
残業・休暇の申請はもちろん、あらゆる申請承認業務をオンラインでスムーズに。
あらゆる申請をテンプレート化して業務効率化
各ワークフローに申請経路を割り当て。
必要なワークフローがない場合は新しいワークフローを作成します。
会社独自の申請も作成できます。
社外からでも場所を選ばず申請・承認が可能
申請画面から該当ワークフローを選択して申請を行います。
申請後は承認者にメールで通知が届き、申請結果はメールで通知されます。
ぜんぎんコネクト スマレジ・アプリマーケット連携
スマレジ・タイムカードのデータと自動で連携し、給料の一括振込ができます。
月額 1,100 円(税込) 〜お使いいただける、スマレジ・アプリマーケットの連携アプリです。
給与の振り込みをワンクリックで。簡単に口座管理が可能です。
スマレジ・タイムカードの勤務データを自動で同期し、自動で給与情報を計算できるアプリです。
アプリを登録した瞬間からすぐに同期が始まります。
どの銀行でも一括で給与を振り込める「全銀フォーマット」の振込データを自動生成しますので、これをアップロードするだけで給与支払いは完了です。
全国1100以上の銀行に対応し、振込日を指定すれ䜀、給料日前に振込作業をすべて完了することができます。
スマレジ・タイムカードプラン一覧
スタンダードSTANDARD ¥0
● 勤怠管理
プレミアムPREMIUM ¥2,200/月(税込)
勤怠管理
シフト管理
休暇管理
勤怠実績CSVダウンロード
年末調整
給与計算
プレミアムプラスPREMIUM PLUS ¥4,400/月(税込)
勤怠管理
シフト管理
休暇管理
勤怠実績CSVダウンロード
年末調整
給与計算
労務アラート
マイナンバー管理
人時売上高
法定三帳簿
離職率
エンタープライズENTERPRISE ¥6,600/月(税込)
勤怠管理
シフト管理
休暇管理
勤怠実績CSVダウンロード
年末調整
給与計算
労務アラート
マイナンバー管理
人時売上高
法定三帳簿
離職率
日報管理
プロジェクト管理
ワークフロー
まとめ：どうしても手作業での集計にはデメリットが多い
タイムカードの手集計には、どうしてもデメリットがつきまといます。
先に挙げた手入力によるミスや集計作業に多くの工数が割かれること、そしてリアルタイムで勤務状況がわからないなどは、その代表的なものであり、一定規模以上の企業だと運用が難しい面もあるでしょう。
主流になりつつある勤怠管理システムは、かかる費用も定額で導入ハードルの低いサービスです。
もし、Excelでの勤怠管理が限界だと感じた時は勤怠管理システムの[スマレジ タイムカード]の導入も検討してみてください。
