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現在、出勤簿やタイムカードを導入している事業者の方の中には、業務効率をアップさせるために電子化（デジタル化）したいと考えている方も多いのではないでしょうか？
実は、電子化によってメリットもあればデメリットもあり、導入する際にはいくつかの注意点もあるのです。
そもそも電子化やデジタル化とは何なのか、出勤簿やタイムカードの電子化のメリット・デメリット、電子化すべきタイミング、電子化のシステムを導入する際の注意点を紹介します。
出勤簿やタイムカードの電子化（デジタル化）を考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。
ぜひ、毎月の締め処理や集計が大変だと感じているのであれば電子化（デジタル化）でどう変わるのか私と一緒に見ていきましょう！
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タイムカードの電子化（デジタル化）とは？
タイムカードとは・・・始業や終業の時刻を記載する紙媒体のカードのことです。
タイムカードをタイムレコーダー（機械）に挿入すれば、打刻することができます。
そして、タイムカードの電子化とは・・・勤怠管理をデジタル化することであり、紙を使った勤怠管理を廃止することを指します。
たとえば、勤怠管理システムを導入すれば、スムーズに勤怠管理の電子化を実現することが可能です。
タイムカードを電子化する方法とは
タイムカードを電子化する方法には、勤怠管理システムを導入して、従業員の勤務状況を管理・把握する方法があります。
勤怠管理システムを導入すれば、タイムカードを廃止し、PCやスマホ、ICカード、生体認証など、さまざまな方法を活用して打刻することが可能になるのです。
また、勤怠管理システムには、自動集計・ワークフロー・スケジュール管理・外部連携・アラートなど、勤怠管理をおこなうにあたって、便利な機能が豊富に備わっているという特徴があります。
紙のタイムカードを使用している場合、給与計算を手作業で集計しなければならないというデメリットがあります。
そのため、人的ミス・計算ミスが起こりやすいというデメリットがあります。
一方、勤怠管理システムを使用すれば、勤務記録をデータとして出力したり、給与計算ツールと連携させたりして管理できるため、人的ミスが生じにくく、業務の生産性のUPが期待できます。
タイムカードを電子化（デジタル化）！作業効率を上げる方法とは？
タイムカードを電子化することで、作業効率を大幅に向上させることができます。以下に、タイムカードを電子化する方法と、作業効率を上げるためのアドバイスをいくつか紹介します。
- 電子タイムカードシステムを導入する 従業員が出勤・退勤時に専用の端末を操作することで、出勤時間や勤務時間を自動的に記録できるシステムを導入することができます。このようにすることで、従業員が手動でタイムカードを打刻する必要がなくなり、作業効率が向上します。
- スマートフォンアプリを利用する スマートフォンアプリを使うことで、従業員が自宅や外出先からも勤務時間を記録することができます。アプリを使うことで、従業員は自分の勤務時間を確認できるため、時間管理が容易になります。
- タイムカードの集計を自動化する 電子タイムカードシステムを導入することで、勤怠データを自動的に集計することができます。これにより、管理者が勤怠データを手動で集計する手間が省けます。また、データの精度も向上するため、給与計算などにも役立ちます。
- リアルタイムで管理する 従業員が勤務時間を記録したら、管理者がリアルタイムで確認できるようにすることが重要です。これにより、勤務時間の管理がリアルタイムで行えるため、効率的に管理することができます。
- データの分析に活用する 勤怠データを分析することで、従業員の勤務時間の傾向や、作業時間の長さなどを把握することができます。これにより、従業員の働き方を改善するための施策を打つことができます。
以上が、タイムカードを電子化することで作業効率を上げる方法です。適切なシステムを導入し、従業員や管理者がスムーズに操作できるように配慮することが重要です。
電子タイムカードシステムを導入する
電子タイムカードシステムを導入するには、以下の手順が一般的です。
- 目的を明確化する タイムカードを電子化する目的を明確化し、導入前にシステムの導入効果やメリットを検討します。例えば、作業効率の向上や勤怠管理の効率化、精度向上、コスト削減などを目的とすることができます。
- システムの選定 目的や要件に応じて、電子タイムカードシステムを選定します。複数のシステムを比較検討し、機能や価格、導入方法、サポート体制などを考慮して決定します。
- システムの導入・設定 システムを導入する前に、必要な設定を行います。具体的には、勤務時間や勤務形態、休暇などの勤怠情報を登録し、従業員や管理者のアカウントを作成します。また、端末の設定や接続方法なども確認しておきます。
- テスト運用 システムを導入したら、テスト運用を行います。従業員や管理者にシステムの使い方を説明し、実際に操作してもらいます。システムに問題があった場合は、修正や改善を行います。
- 本運用 テスト運用が終わったら、本運用を開始します。従業員や管理者にはシステムの使い方や注意点を再度説明します。運用中に問題が発生した場合は、早めに対応するようにします。
- データのバックアップ システムで収集したデータは定期的にバックアップすることが大切です。データの損失や紛失を防止するため、定期的にバックアップを取り、別の場所に保管しておくようにします。
以上が、電子タイムカードシステムを導入する一般的な手順です。システムを導入する際には、十分な準備と運用管理が必要です。
スマートフォンアプリを利用する
スマートフォンアプリを利用する場合、以下の手順が一般的です。
- アプリの選定 利用するアプリを選定します。アプリの機能や操作性、セキュリティなどを確認し、適切なアプリを選びます。
- アカウント登録 アプリを利用するには、アカウント登録が必要です。アプリ内の指示に従って、必要事項を入力してアカウントを作成します。
- 勤怠情報の登録 アプリに必要な勤怠情報を登録します。具体的には、勤務時間や勤務形態、休暇などを登録します。従業員自身が登録する場合や、管理者が一括で登録する場合など、方法はアプリによって異なります。
- タイムカードの打刻 アプリを利用してタイムカードの打刻を行います。スマートフォンのGPS機能を利用して打刻を行う場合や、専用端末を利用する場合など、方法はアプリによって異なります。
- データの管理 アプリで収集したデータは、適切に管理する必要があります。アプリでデータの確認や修正ができる場合や、管理者がシステム上でデータを確認する場合など、方法はアプリによって異なります。
- バックアップ アプリで収集したデータは、定期的にバックアップすることが大切です。スマートフォン内のデータをクラウド上に保存する場合や、別の端末にデータを転送する場合など、方法はアプリによって異なります。
以上が、スマートフォンアプリを利用して電子タイムカードを導入する一般的な手順です。スマートフォンアプリを利用する場合も、アプリの使い方やデータの管理について十分な注意が必要です。
タイムカードの集計を自動化する
タイムカードの集計を自動化する場合、以下の手順が一般的です。
- タイムカードのデータを収集 従業員が打刻したタイムカードのデータを、デジタル化したシステムに集めます。タイムカードを電子化している場合は、システムに自動的にデータが反映されます。
- データの整理と修正 タイムカードのデータは、まずは整理する必要があります。システム上でデータを確認し、必要に応じて修正を行います。例えば、打刻漏れや打刻ミスがあった場合には、手動で修正を行います。
- 労働時間の計算 タイムカードのデータから、各従業員の労働時間を自動的に計算します。システム上で設定した勤務形態や休暇などを考慮し、正確な労働時間を算出します。
- 時給や残業代の計算 労働時間から、時給や残業代を自動的に計算します。システム上で設定した規則に従って、正確な時給や残業代を算出します。
- 給与明細の作成 従業員ごとに給与明細を作成します。システム上で自動的に作成する場合や、管理者が手動で作成する場合など、方法はシステムによって異なります。
- データのエクスポート 給与明細を含むデータをエクスポートして、給与計算や会計処理などに利用します。エクスポート形式や方法は、システムによって異なります。
以上が、タイムカードの集計を自動化する一般的な手順です。自動化によって、ヒューマンエラーや手間を削減し、正確な労働時間の計算や給与計算を行うことができます。
リアルタイムで管理する
タイムカードの管理をリアルタイムで行う場合、以下のような手順が一般的です。
- タイムカードシステムの準備 従業員が打刻するタイムカードシステムを準備します。スマートフォンアプリやWebアプリなど、リアルタイムで情報を送信できるシステムを利用します。
- タイムカードデータの収集 従業員が打刻したタイムカードデータをリアルタイムで収集します。スマートフォンアプリやWebアプリなどで、打刻した時間や場所などの情報を収集します。
- データの確認と修正 タイムカードデータをリアルタイムで確認し、必要に応じて修正を行います。打刻漏れや打刻ミスがあった場合には、従業員に修正を促すこともできます。
- 勤務状況の確認 タイムカードデータから、従業員の勤務状況をリアルタイムで確認します。従業員が現在勤務中かどうかや、残業時間などを確認することができます。
- 残業や勤務時間の管理 従業員の残業や勤務時間をリアルタイムで管理します。システム上で、残業や勤務時間が一定時間を超えた場合には、自動的に管理者に通知するなどの対策を取ることもできます。
- レポートの作成 リアルタイムで収集されたタイムカードデータから、勤務時間や残業時間などのレポートを作成します。管理者や従業員が、リアルタイムでデータを確認することもできます。
以上が、タイムカードの管理をリアルタイムで行う一般的な手順です。リアルタイムで情報を収集することで、従業員の勤務状況を正確に把握し、効率的なスケジュール管理や残業管理を行うことができます。
データの分析に活用する
タイムカードのデータを分析することで、従業員の勤務状況や労働時間の傾向を把握し、作業効率の改善や労働環境の改善に役立てることができます。以下に、タイムカードのデータ分析によって得られる具体的な情報と、それを活用する方法を示します。
- 勤務時間の傾向を把握する タイムカードのデータから、従業員の勤務時間の傾向を把握することができます。例えば、特定の時間帯に忙しい業務がある場合には、その時間帯の従業員の人数を増やしたり、労働時間を調整したりすることができます。
- 残業時間の傾向を把握する タイムカードのデータから、従業員の残業時間の傾向を把握することができます。残業時間が多い場合には、業務量を見直すか、労働環境の改善を検討することができます。
- 従業員の出勤率や遅刻率を把握する タイムカードのデータから、従業員の出勤率や遅刻率を把握することができます。遅刻率が高い場合には、遅刻の原因を特定し、改善策を講じることができます。
- 作業時間と作業量の関係を分析する タイムカードのデータから、作業時間と作業量の関係を分析することができます。作業時間が長くかかっている作業や、効率が悪い作業を特定し、改善策を講じることができます。
- 勤務時間の短縮化やフレキシブルな勤務制度の導入を検討する タイムカードのデータから、従業員の勤務時間の短縮化やフレキシブルな勤務制度の導入を検討することができます。労働時間の短縮化や柔軟な勤務制度の導入は、従業員のモチベーション向上や生産性の向上につながる可能性があります。
タイムカードの電子化が進む背景
今までは、タイムレコーダー（機械）に紙のタイムカードを差し込みして打刻する方法が一般的でした。
タイムカード（紙）による勤怠管理では、月ごとに各拠点からタイムカードを集める必要がありました。
さらに、一人ずつ労働時間や休日をエクセルへ手入力・集計し、給与計算しなくてはなりません。
また、過重労働や賃金の不払いなどが社会問題化するなか、企業は適正な勤怠管理・人事制度が求められるようになりました。
特に、2019年４月施行された働き方改革関連法では、残業時間の上限規制・有給休暇の取得義務が定められました。
紙のタイムカードでは、有給休暇の取得状況や残業時間の把握が難しく課題でした。
そこで、コンプライアンスや労務管理の強化・不正の削減を目的としてタイムカードを電子化する企業も増えています。
なお労働基準法には、「使用者は労働者名簿、賃金台帳および雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を３年間保存しなければならない。」とあります。
したがって、勤怠管理にタイムカードを使用している場合は、３年間の保存が必要です。
過去のタイムカードの保管場所や管理コストに課題を感じている企業も電子化を進めています。
勤怠管理の電子化で解決できる課題
実際に勤怠管理を電子化することで、以下の3つの課題が解決可能です。
それぞれ詳しくみていきましょう。
リアルタイムでの勤怠把握
タイムカードの場合、月末に労働時間をまとめて集計するのが一般的ですので、リアルタイムで残業時間を把握するのが難しくなります。
労務リスクを軽減するためには、各従業員の労働時間を正確に把握することが重要です。
勤怠管理システム（ソフト）であれば、従業員の労働時間をリアルタイムで把握できるため、 残業時間が多い人に対してシステムでアラート通知を出すことで、過重労働の対策 が行えます。
複数の拠点での一括管理
全国に複数の拠点があり、管理部門が本社にしかない場合だと、タイムカードを収集する必要がありますので、それだけで時間と手間がかかります。
さらにタイムカードを収集した後、本社で就業時間のデータをExcelに入力して集計し、給与に反映させる必要がありますので、効率的ではありません。
しかし、タイムカードを電子化することで各拠点の勤怠データを常に把握できますので、勤怠管理にかかる時間と手間を大幅に省けます。
不正打刻の防止
タイムカードは本人以外でも打刻できるため、遅刻しそうなときに同僚に頼んで打刻してもらうような不正打刻が発生する可能性があります。
また、残業していないにもかかわらず、したように書き換えるなどの不正も起こり得ます。
一方、 勤怠管理システムには生体認証や顔認証によって打刻するものや、交通系ICカードを利用して打刻 するものなどがあります。
これらは本人でなければ打刻できないシステムになっているため、不正打刻の防止が可能です。
タイムカードの電子化に関連する法律と
タイムカードの電子化に関連する法律には、「労働基準法」「e-文書法」「電子帳簿保存法」などがあります。
ここでは、法改正の内容を中心に、労働基準法について紹介します。
労働基準法
労働基準法とは、1947年に制定され、労働条件に関する最低基準を定める日本の法律を指します。
労働者の生存権の保障を目的に、雇用契約・労働時間・給与・有給休暇・災害補償・就業規則・解雇など、さまざまな項目について基準を定めているのが特徴です。
2019年4月には、人手不足や長時間労働問題、柔軟な働き方に対応するために改正がおこなわれています。
勤怠面においては、時間外労働の上限規制や、労働時間の客観的な把握、年次有給休暇の年5日取得の義務化、フレックスタイム制の清算期間の延長などが当てはまります。
また、2023年4月には、1カ月で60時間を超える時間外労働に対して、法定割増賃金を50％以上とすることを、中小企業に対しても適用することが決定されています。
このように、労働基準法の法改正は、これまでだけでなく、今後も実施されることが決定されているため、適切に対応することが企業に対して求められています。
出勤簿を電子化するタイミング
従業員の労働時間の把握や集計が難しくなった時や、働き方が多様化してきた時が、出勤簿を電子化する最適なタイミングです。
それぞれについて詳しく解説します。
労働時間の把握や集計が難しくなった時
従業員が多くなるほど、作業者の負担は大きくなります。
労働時間の集計に時間がかかるようになると、他の仕事が回らなくなる可能性が高くなるでしょう。
勤怠管理システムを活用すれば全て自動で集計できるため、一人ひとりの労働にかかる負担を軽減できます。
集計の負担が大きく、従業員の仕事へのモチベーションが低下しているようであれば、勤怠管理システムを導入しましょう。
働き方が多様化してきた時
在宅勤務・テレワークなど、働き方が多様化してきた時も電子化する最適なタイミングです。
新型コロナウイルス感染症の影響により在宅勤務を導入している企業も増えており、アナログ情報では従業員の勤務状況を把握することが困難になってきています。
勤怠管理システムを活用すれば、遠くにいる従業員の勤務状況をリアルタイムで確認できます。
在宅勤務・テレワークなどを取り入れようと思っている方は、この機会に勤怠管理システムの導入を検討してみてください。
勤怠管理システムを導入する時の注意点
勤怠管理システムを導入する際には、いくつか注意しなければならないことがあります。
特に、どのような機能が搭載されているのか、勤務形態に合う打刻方法かどうかを確認することが重要です。
勤怠管理システムを導入する時の注意点を具体的に紹介するので、システムを取り入れる際に参考にしてみてください。
必要な機能などをチェックして適切なシステムを選ぶ
必要な機能などをチェックし、ニーズに適したシステムを選びましょう。
勤怠管理システムで何を自動化したいのか明確にすることで、必要な機能が特定できます。
たとえば、出退勤に加え、申請や承認などの機能も搭載された勤怠管理システムもあります。
また、全従業員が簡単に操作できるなど、システムの使いやすさも確認しましょう。
ワンクリックで操作できるなど、パソコンが苦手でも直感的に使えるシステムは便利です。
ランニングコストを調べ、運用コストが予算内かどうかも把握するのも大切です。
自社に合う打刻方法かどうか見極める
勤怠管理システムにはさまざまな打刻方法があるので、事業に適しているか見極めましょう。
たとえば、パソコンやスマホでログインして打刻するパターンもあれば、笑顔認証・ICカードをスキャンして出退勤記録を残すパターンもあります。
在宅勤務を推進するために勤怠管理システムを導入する場合は、各従業員にICカードを読み取る専用の端末を用意するのは現実的ではないため、パソコンやスマホからログインして打刻するタイプが適しています。
従業員の勤務形態によって最適な打刻方法は異なるので、自社に合った打刻方法に対応した勤怠管理システムを選びましょう。
導入前に従業員に周知し、重要性を伝える
勤怠管理システムを導入する前に、従業員に周知してシステムの重要性を伝えましょう。
従業員の中には、電子化よりも手動で作業を行うことを好む人もいるかもしれません。
また、システムに慣れていない従業員もいる可能性があることを考慮する必要があります。
従業員から協力を得られなければ導入しても意味を成さなくなるので、勤怠管理システム導入の意義をしっかり従業員に説明しましょう。
総合的に業務の負担が減るなど、勤怠管理システムを導入するメリットを伝えることがポイントです。
より簡単で適切に労働管理を行いたい人は電子化を検討してみよう！
より簡単かつ適切に労働管理を行いたい方は、電子化を検討してみましょう。
電子化によって業務の自動化を図ることができ、スキルを問わずに誰でも勤怠管理ができるようになります。
さまざまな勤怠管理システムがありますが、中でも[スマレジ タイムカード]がおすすめです。
スマレジ・タイムカードには、勤怠管理に必要な機能は全て揃っており、多様な働き方にも対応していますので、お気軽にご相談ください。
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まとめ：タイムカードを電子化（デジタル化）！作業効率を上げる方法とは？？
従業員の人数が少ない場合、勤怠の集計は手作業で行っているというケースも少なくありません。
しかし、昨今の法改正などで対応すべきものが増えている今、アナログでの管理には限界があると言えるでしょう。
エクセルで集計しているから大丈夫という企業の方も、タイムカードの時刻を手作業で入力してから集計しているのであれば、それもまた改善の余地があります。
ここでいう電子化とは勤怠管理システムを使って出退勤の記録をデジタルデータとして一元管理するということなのですが、どのようなタイミングで勤怠管理の電子化を考えればいいのでしょうか。
次に挙げる項目に当てはまる部分が一つでもあれば、勤怠管理の電子化を検討してみましょう。
- 法改正の対応に困っている
- 締め処理をしている担当者の業務負担が多い
- 今使っているタイムレコーダーが古くて買い替えたい
- タイムカードの不正打刻が心配
- 打刻漏れや間違いによって計算のし直しが発生している
特に働き方改革関連法案の可決により、残業時間の管理をしっかり行わなければいけない状況になっています。
タイムカードによる管理では月末にしか勤務状況を把握しきれないため、今後は中小企業も勤怠管理の電子化が必要不可欠になってくるでしょう。
