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タイムカードの打刻で出社時に1分でも遅れると遅刻で会社によっては給与からその分引かれますが、退社時は1分遅れた場合でも残業代は付きません。これは不平等ですよね？
と、よく疑問に思うところではありますよね？
実は、この1分遅刻で15分・30分の遅刻扱いは実は違法です！
逆に1分の残業でも企業側は支払わなければなりません。
2019年4月1日からの法改正により、高度プロフェッショナル制の労働者を除くすべての従業員の労働時間を客観的に把握することが義務化されました。
それでは「15分単位での勤怠管理が違法になる理由？」から私と一緒に見ていきましょう！
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15分単位での勤怠管理が違法になる理由？
15分・30分単位で時間の切り上げや切り捨てを行う勤怠管理は原則として違法です。
理由は労働基準法第24条に「賃金は、通貨で、直接労働者に、その全額を支払わなければならない」と定められており、1分単位での勤怠管理が義務付けられているためです。
そのため、15分単位で時間の切り捨てを行っている企業は、労働基準法第24条「全額支払いの原則」を破っていることになります。
以前は15分単位での勤怠管理が一般的で、15分単位での残業代の切り捨てがあたりまえのように行われていましたが、法改正が行われた現在は1分単位での勤怠管理が原則です。
もし、会社の就業規則に15分単位で切り捨てといった内容が記載されている場合、原則として当該記載部分は労働契約の効力がなく、切り捨ては無効となります。
打刻を忘れたからといって給料・バイト代を支払わないのは違法
タイムカードを押し忘れたときの給料やバイト代は従業員へ事実確認をしてきちんと支払う必要があります。
逆に、タイムカードを押し忘れたという理由で欠勤扱いにして給料やバイト代を支払わないことは違法になります。
■労働契約法第六条
労働契約は、労働者が使用者に使用されて労働し、使用者がこれに対して賃金を支払うことについて、労働者及び使用者が合意することによって成立する。
引用：労働契約法｜e-Gov
■労働基準法第24条
賃金は、通貨で、直接労働者に、その全額を支払わなければならない。
引用：労働基準法｜e-Gov
また、タイムカードを押し忘れたことによる罰金も違法です。タイムカードを押し忘れても働いていることは事実です。
バイト先に対して労働力を提供していることになるため、企業は、アルバイトに対してバイト代を支払わなければなりません。
■労働基準法第16条
使用者は、労働契約の不履行について違約金を定め、又は損害賠償額を予定する契約をしてはならない。
引用：労働基準法｜e-Gov
押し忘れが何度も続く場合は減給できる可能性はある
タイムカードの押し忘れに罰金がなくても、タイムカードの押し忘れが続くような場合は、減給にできる可能性があります。
あらかじめ就業規則などにタイムカードを押し忘れが続いた際の減給について盛り込んでおけば、スムーズに対処ができます。
しかし、減給についても労基法第91条で「1回の減額が平均賃金の1日分の半額を超え、総額が1賃金支払期における賃金の総額の10分の1を超えてはならない」と上限が定められていますので、これを超える減給については違法となります。
タイムカードの押し忘れに対して、何かしらのペナルティを設けたいとお考えの方も多いかもしれませんが、ここまでで解説してきた通り、違法にならないように注意が必要です。
タイムカードを押し忘れが発生した場合の対処法
アルバイトが打刻を忘れたからといって、賃金を支払わないことや罰金を科すことは違法です。
では、アルバイトがタイムカードを押し忘れた際に企業はどのような対応をすべきなのかについて確認しましょう。
退勤打刻がなければ、実際の労働時間を確認する
タイムカードに打刻漏れがある状態で届いたら、必ず当該従業員に事実確認をしましょう。
その日に勤務したのか、出退勤の時間は何時であったかを確認して、労働時間の集計にうつります。
事実確認のために、パソコンを利用していればPCのログを確認したり、防犯カメラの映像などを確認してもよいでしょう。
押し忘れに気が付いたら、手書きで書いてもらう
アルバイトが自身で打刻忘れについて気が付いたのであれば、店長などその上司に許可をとった上で、手書きで出退勤の時間を記入してもらっても問題ありません。
ただし、必ず上司に許可をとることと、他人ではなく自分で労働時間を記入してもらうようにしましょう。
手書きは不正や改ざんに繋がりやすため、このような運用をする際のルールをあらかじめ決めておくことがおすすめです。
1カ月単位での切り上げ・切り捨ては有効
労働時間は、1日ごとの計算では1分単位で算出するルールになっています。切り捨てや切り上げはできません。
ただし、1カ月単位であれば、制限内での切り捨てや切り上げは可能です。
1ヶ月の労働時間を計算するときであれば、30分以上の労働を1時間とみなしたり、30分未満の労働を切り捨てられたりします。
賃金支払額については、100円未満の端数が生じた際は、50円未満の端数の切り捨てや、それ以上を100円に切り上げて支払うことも可能です。
労働形態によって管理方法は異なる
従業員の労働形態ごとに適切な勤怠管理を行う必要があります。
たとえば、フレックスタイム制を導入している会社では、対象の従業員の勤怠管理はほかの従業員と区別して管理しなければなりません。
シフト制のアルバイトやパートの従業員がいる場合は、早番や遅番などの勤務時間帯が変動するケースも多いため、フレキシブルな管理が必要です。
勤怠管理システムによる管理方法
以下では、勤怠管理システムの概要やタイムカードとの違いなどについて解説します。
概要
勤怠管理システムは、従業員が出退勤を打刻すると勤怠データがシステム上に自動で送信される仕組みです。
勤怠管理だけでなく、シフト管理や給与計算の管理が可能なうえに、一定の労働時間や残業時間のボーダーラインを超える直前や直後に、アラートを通知する機能を備えたものもあります。
タイムカードとの比較ポイント
タイムカードとの違いは、リアルタイムでの勤怠データの確認が可能になったことで、打刻漏れや不正打刻が起こりにくい点です。
また、タイムカードに出退勤時間を打刻する必要がなくなるため、タイムカードの保管はもちろん、保管スペースの確保や保管期間を過ぎたタイムカードの廃棄などの作業も必要ありません。
利点
勤怠管理システムを導入するメリットは、労働時間などの集計や確認作業を自動化できる点です。
これにより、勤怠管理業務を効率化できます。また、給与計算システムなどの外部システムとの連携できるものを選べば、労務管理の効率化となるでしょう。
さらに、法改正が行われた場合にも迅速に対応できるため、適正な勤怠管理が可能です。
注意点
勤怠管理システムは、既存のクラウドサービスなどを活用できるほか、独自のシステムを構築できます。その場合、自社にあったシステムを構築するための開発費や導入コストなどが発生します。
また、多機能でも操作が複雑になるケースも多いです。
さらに、導入前後の評価を数値で示しにくく、費用対効果を説明しづらいため、経営層の理解を得られない場合も少なくありません。
入退室管理システムによる勤怠管理
勤怠管理の手段として、入退室管理システムを導入する方法もあります。
以下では、概要やタイムカードとの違いなどを解説します。
概要
入退室管理システムとは、認証システムによって入退室を記録でき、これらの履歴を管理できるシステムのことです。
ICカードや暗証番号のほか、顔認証や指紋認証を含む生体認証などのさまざまな種類の認証システムが用いられています。
ただし、利用できる認証方法は、導入するシステムによって異なります。
入退室管理システムで利用される主な認証方法
- ICカード
- QRコード
- 暗証番号
- 顔認証
- 指紋認証
タイムカードとの比較ポイント
タイムカードは出退勤の打刻のみを行えますが、入退室管理システムは入退室の記録を自動化でき、従業員の勤怠データをシステム上で自動集計できます。
また、パソコンだけでなく、スマホやタブレットでの操作も行えるため、外出先での打刻や勤怠管理も可能です。
さらに、セキュリティ対策が充実しているシステムを選べば、セキュリティ対策の強化も行えるでしょう。
利点
入退室管理システムは多彩な認証システムが用意されているものが多く、自社にあったものを利用できます。
なかでも、ICカードによる認証を行えば、比較的低コストでの運用が可能です。
認証システムによって部外者の侵入も防げるほか、入退室が自動で記録されるため、従業員や顧客、取引先などの重要な情報の漏えいの防止にも役立ちます。
無料から始められる勤怠アプリ「スマレジ タイムカード」
主な打刻方法：画面からボタン打刻（GPS対応）、顔認証
クラウドPOSシステム「スマレジ」を展開する同社が開発した勤怠管理システム。
店舗・オフィスに親機を設置して、出勤したら画面をタッチする通常の打刻のほか、テレワークや出張・外出時には、自分の端末にインストールしたアプリやWeb画面から打刻することも可能。
なお、希望があれば打刻にパスコード入力や写真撮影を義務付けたり、GPSと紐付けたりすることもできる。
単に不正入力を防ぐだけでなく、メンバーのモチベーション・健康チェック、緊急時の安否確認などにも利用できると評判。
利用料金は従業員1名100円と安価で、勤怠管理のほか、シフト管理、休暇管理機能も利用可能。
従業員30名までは無料で利用することができるため、少人数の会社にオススメ。
- 料金：月額100円/名～ ※従業員30名までは無料で利用可能
| 運営会社 | 株式会社スマレジ |
|---|---|
| 料金 | 0円～ |
| 機能 | 勤怠管理 シフト管理 休暇管理 労務アラート 給与計算 年末調整 人時売上高 法定三帳簿 日報管理 プロジェクト管理 マイナンバー管理 など |
| 導入企業 | アルファ動物病院 花畑牧場 HEART MARKET 粉もん屋とん平 NECO REPUBLIC東京 など |
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まとめ
アルバイトがタイムカードを押し忘れたとしても、実際の勤務状況に基づいてバイト代は支払わなければなりません。
勤怠管理を15分単位で行うのは違法です。
労働基準法には「全額支払いの原則」が定められており、企業には1分単位での勤怠管理が義務付けられています。
残業時間は1分単位で管理し、正確な残業代を支給しましょう。
ただし、1ヶ月ごとに残業時間を算出している企業の場合、残業時間の切り捨てが許可されるケースや切り上げが求められるケースもあるため注意してください。
何時に出社したかなどを毎回確認をするのは、会社側にとっても負荷が大きいので、忘れないように対策を打つことが望ましいです。
勤怠管理システムを導入すれば、押し忘れを防止できるほか業務効率化も見込めますので、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。
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