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あなたの会社では、残業代の計算を1分単位で行なっていますでしょうか？
実は労働基準法では、1分単位で残業代を計算し支払うことが求められているのですが、その煩雑さゆえか実施できていない企業が多いように感じます。
従業員の勤怠管理をタイムカードを用いておこなっている会社は多いと思いますが、タイムカードの集計をどのようにおこなうかは、それぞれの会社で異なるかもしれません。
1分単位での集計、15分単位での集計、30分単位での集計などいろいろなパターンが考えられますが、原則として、従業員の勤怠管理は1分単位でおこなう必要があります。
本記事では、タイムカードを1分単位で記載するべき理由や違反した場合の罰則、会社側がおこなうべき適切な勤怠管理などについて、説明します。
今回はそんな企業のために、無理なく1分単位で労務管理を行い残業代を支払うための3つの方法をご紹介します。
それでは、私と一緒に見ていきましょう！
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企業に求められる適切な勤怠管理とは
企業に求められる適切な勤怠管理とは、労働時間を適切に管理し、労働法や就業規則などの法令やルールを遵守することです。以下に、適切な勤怠管理のポイントをいくつか挙げてみます。
- 勤怠管理システムの導入 勤怠管理システムを導入することで、従業員の勤怠管理が正確かつ効率的に行えます。また、就業規則に基づいた勤務時間や休憩時間の設定、勤務形態の変更や勤務時間の調整なども容易に行えます。
- 勤務時間の厳密な管理 労働時間の適正化に向けて、従業員の勤務時間の厳密な管理が必要です。残業時間や休日出勤時間なども含めた総労働時間が法律で定められた基準を超えていないかを確認することが大切です。
- 勤怠管理に対する従業員の教育 従業員に対して、勤怠管理についての教育を行うことで、適切な勤務態度や勤怠管理の重要性を理解させることができます。また、遅刻や早退、欠勤などに対する対応や申請手続きについても指導することが必要です。
- 勤怠データの定期的な集計と分析 勤怠データを定期的に集計し、分析することで、労働時間の過剰な部分や不足している部分を把握し、労働環境の改善や従業員の労働負荷軽減のための施策を立案することができます。
- コミュニケーションの重視 勤怠管理には、従業員とのコミュニケーションが欠かせません。従業員が自分の労働時間や休暇について理解しており、不明点や疑問点があれば相談しやすい環境を整えることが大切です。
勤怠管理とは
勤怠管理とは、従業員の労働時間や休憩・有給休暇の取得状況などを把握し、適切に管理することです。
正確な勤怠管理によって、労働の対価として従業員に適正な給与やボーナスなどを支払えるようになります。
つまり、勤怠管理は企業が従業員を管理するうえで、必須ともいえる責務でしょう。
人的なミスによるリスクが大きい
勤怠管理を正確に行えないことは大きなリスクですが、会社の規模が大きくなり従業員の人数が増えるほど、勤怠管理は煩雑化し勤怠状況を把握しにくくなることがあります。
また、テレワークの導入などの雇用形態の多様化によって、勤怠管理はより難しくなっているといわれています。
手計算で勤怠管理を行っている場合は、計算ミスや入力ミスなどの人的なミスが発生しやすくなります。
勤怠管理を怠ると訴訟問題に発展するケースもある
会社側が勤怠管理を怠った結果、従業員の給与で未払いが生じる可能性があります。
給与に関係する問題は、従業員との間でトラブルに発展しやすいため要注意です。
場合によっては、従業員から訴訟を起こされる可能性もあるでしょう。
訴訟となればブラック企業であるという印象はぬぐえず、顧客やほかの社員、取引先からの信用が得られなくなります。
タイムカードを15分単位で管理してはいけない理由
タイムカードを利用する場合、15分や30分単位で時間の切り上げや切り捨てによって、勤怠管理が行われているケースも少なくありません。
しかし、このように大まかな時間で勤怠管理をすることは違法です。労働時間の算出は、原則1分単位で計算します。
従来は、10分や15分単位での勤怠管理が一般的で、「丸め」と呼ばれる15分単位での残業代の切り捨てがあたりまえに行われていました。
しかし、労働者の権利が重要視された法改正が行われ、1分単位での勤怠管理が義務付けられるようになっています。
タイムカードを1分単位で記載するべき理由
従業員の勤怠管理は1分単位でおこなう必要があります。労働基準法第24条では、下記のように定められています。
賃金は、通貨で、直接労働者に、その全額を支払わなければならない。引用：労働基準法第24条｜e-Gov法令検索
労働基準法第24条では、賃金はその全額を支払わなければならないと定められており、これは「賃金全額払いの原則」と呼ばれ、仮に15分単位や30分単位でまるめて計算をおこなっていると、まるめられた時間に対する賃金が支払われていないと判断されてしまいます。
15分単位や30分単位でまるめることで労働時間を計算しやすくなるため、そのような扱いをしている会社もあるかもしれませんが、基本的に労働時間は1分単位で扱う必要があるということを、今一度確認しておきましょう。
勤怠管理における原則ルール
適正な勤怠管理を行うためには、原則を知っておく必要があります。
以下では、勤怠管理の原則ルールについて解説します。
打刻が遅れた場合の計算の仕方
従業員が打刻するタイミングが遅れた場合でも、1分単位での計算が原則ルールです。
例えば、出勤時刻よりも5分遅れて打刻した場合でも、30分の遅刻として給与計算を行うことは違法にあたります。
ただし、例外として認められるケースもあります。
たとえば、遅刻や無断欠勤などが多い従業員に対して、制裁を加える旨の内容があらかじめ就業規則に定められている場合などです。
就業規則にこのようなルールを設けていない場合は、遅刻も1分単位で給与計算を行う必要があります。
1カ月単位での切り上げ・切り捨ては有効
労働時間は、1日ごとの計算では1分単位で算出するルールになっています。
切り捨てや切り上げはできません。
ただし、1カ月単位であれば、制限内での切り捨てや切り上げは可能です。
1ヶ月の労働時間を計算するときであれば、30分以上の労働を1時間とみなしたり、30分未満の労働を切り捨てられたりします。
賃金支払額については、100円未満の端数が生じた際は、50円未満の端数の切り捨てや、それ以上を100円に切り上げて支払うことも可能です。
労働形態によって管理方法は異なる
従業員の労働形態ごとに適切な勤怠管理を行う必要があります。たとえば、フレックスタイム制を導入している会社では、対象の従業員の勤怠管理はほかの従業員と区別して管理しなければなりません。
シフト制のアルバイトやパートの従業員がいる場合は、早番や遅番などの勤務時間帯が変動するケースも多いため、フレキシブルな管理が必要です。
残業代が発生するのはどのような時？
労働時間は原則として1日8時間、1週40時間と労働基準法第32条で定められています。
その法定時間を超えて業務をおこなった場合は、残業代を支払わなければいけません。
残業における賃金は、基本給の時給の賃金の25％増しになります。
このような場合に残業代が発生する仕組みとなっています。
種類ある残業について理解を深めよう
残業は2種類に区別されています。
労働基準法第37条で定められている1日8時間、1週40時間という枠を超えた場合の残業は、「法定時間外労働」と呼んでいます。この場合の残業代の計算は、1時間あたりの賃金×1.25になります。
もう1つの残業は、「法定内残業」と呼ばれており、1日8時間1週40時間を超えていない場合でも、企業が定めた所定労働時間を超えて勤務した場合に発生する残業を指します。
時短勤務やパート・アルバイト従業員など1日の所定労働時間8時間未満、もしくは週の所定労働時間が40時間未満であるケースが相当します。
この場合、法律的には割り増しにはならず、1時間あたりの賃金を法内残業時間分支払えば問題はありません。
そもそも、なぜ1分単位での残業代支払いが重要なのか
労働基準法では1分単位の管理を求められていても、実務上は昔から、1分単位で労働時間を管理したり、1分単位で残業代を集計したりすることは困難でした。
この細かさは非現実的であると言われてきており、10分単位や15分単位で残業代を切り捨てる「丸め」が公然の事実として行われてきました。
労働基準監督署の調査があった場合も、所定の終業時刻からおおむね15分以内にタイムカードが打刻されていれば、残業代の未払いとして指摘を受けることはほとんどなかった、というのが実務的な感覚です。
たしかに終身雇用が当たり前で労使関係が安定していた時代は、労働者側も「うちの会社は昔から15分単位だったからそんなもんだ」とか「雇用の安定が大事なんだから、残業代のことで会社と揉めて居心地が悪くなるほうが嫌だ」といったような、残業代の「丸め」に対して寛容な考えを持っていたので、大きなトラブルなることは少なかったという印象です。
しかしながら、労使関係が流動的になり、労働者の権利意識も高まっている現代においては、「残業代は1分単位で支払う」という考えを持っておかなければ経営上のリスクが生じる時代になったと思います。
無理なく1分単位で労務管理を行い、残業代を支払うためには、どうすれば良いのでしょうか。
①タイムカードの打刻通り支払え
第1の方法は「タイムカード通り支払う」です。
タイムカードの打刻と、業務開始・業務終了には差があるのは当然です。タイムカードはあくまで職場の「入退場」の記録である、という考え方は多くの企業に浸透していて、残業代の計算は別途の自己申告等に基づいて行う、という二重管理がなされている会社は現在でも少なくありません。
たしかに、業務終了後に同僚と喫煙を楽しんだり、化粧直しをした後にタイムカードを打刻して退社する、という流れも充分考えられますので、このような二重管理の考え方にも一定の合理性はあります。
しかしもし裁判になった場合、「どこまでが業務の延長でどこまでが業務外の時間だったのか」について会社側が立証することは非常に困難です。
その結果、タイムカードの打刻通りの未払い残業代の精算が求められてしまうリスクを否定できません。
そこでこの対策として、二重管理をやめるのです。
タイムカードの打刻時間通りに、1分単位で残業代を支払うこととするのが一つの方法です。
そのかわり、タイムカードは出入り口付近ではなくデスクのすぐ近くに設定するなどの工夫が必要になるでしょう。
加えて、スマートフォンやパソコンのアプリで各自が業務終了と同時に直ちに打刻できるような環境も整えるべきです。
さらに、就業規則で「業務終了後直ちにタイムカードを打刻しなかった場合」を懲戒事由に加えるなどし、「業務終了→即打刻」の流れを徹底して定着させるのです。
このうえでタイムカード通りに支払えば、会社のロスは最小限にしながら、1分単位の残業代の支払いが実現します。
②「退社調整手当」を利用せよ
第2は「退社調整手当」を使う方法です。
退社調整手当とは、私が独自に開発した用語ですが、簡単に言えば固定残業代の一種です。
定時で業務が終了する日でも、現実的には数分間の残業は発生してしまうものでしょう。
例えば、後片付けをしたり、終業時刻間際にかかってきた電話に対応していたりなどです。
他にも第1の方法でも述べたよう、タイムカードの置かれている場所によっては業務終了からタイムカードを打刻するまでにタイムラグが生じてしまうことも現実的には避けられません。
こういったグレーな時間を吸収するために、特殊ルールを作るのです。
たとえば18時が定時であれば「時間外労働の申請を行わない社員は業務終了後、18時15分までにタイムカードの打刻を完了させること」などです。
その上で、18時から18時15分までの15分間は「退社調整手当」として吸収するのです。
休日出勤があった場合も考えると、「15分✕31日＝7.75時間」です。
8時間分程度の残業代に相当する「退社調整手当」を固定残業代として、給与体系に組み込むこむのです。
こうすれば日々の業務終了後の15分が、グレーな時間帯から残業代の支払われているホワイトな時間帯に変わります。
そして本当の意味で残業を行う場合には、18時以降の残業に対し、実残業時間に応じた残業代を別途支給することとします。
このような仕組みにすれば「定時退社時のロスタイム」は退社調整手当で吸収され、法的には1分単位で正しく残業代が支払われていることになります。
③「業務終了時間帯」を設けよ
第3は「業務終了時間帯」にタイムカードの打刻を行うことです。
例えば、定時が18時の会社であれば、17時45分から18時の間の15分間を業務終了時間帯と定義するとしましょう。
社員は、17時45分になったら退社準備を始めることができ、遅くとも18時までにタイムカードの打刻を完了させなければならない、というルールにします。
その場合、17時53分などといった時刻にタイムカードが打刻されることになりますが、17時45分以降の打刻であれば、早退控除は行わず、18時まで勤務したものとみなして、給与計算は行うことにします。
会社にとっては、最大で15分間の不就労時間に対する賃金支払のロスが生じてしまいます。
しかし、労働時間の短縮は時代の流れですので、これを機に業務の効率化を進めたり、従業員のモチベーションアップを図ったりするなども必要なことでしょう。
工夫次第ではロス以上のメリットを得ることもできるかと考えます。
それに、やはり未払い残業のリスクから解放されることはロス以上に大事なことではないでしょうか。
タイムカードによる管理方法
ここでは、タイムカードを利用した勤怠管理の概要や利点、注意点について解説します。
概要
タイムカードによる勤怠管理は、従来多くの企業で利用されている一般的な方法です。
専用の機器を使用し、カードに印字するかたちで出退勤の打刻を行います。
労働時間や残業時間、休日や有休休暇などの集計は、手計算で行うケースが多く、Excelの関数機能などを用いて集計表を作成する方法が一般的です。
利点
タイムカードを利用するメリットは、誰でも簡単に使用できる操作性の高さです。
操作方法がシンプルなため、機械の操作を苦手とする人でも操作の仕方を覚えられます。
また、従業員が労働時間を確認したい場合でも容易に行えます。
さらに、専用機器とタイムカードが必要となりますが、そこまで高価なものではなく導入費用は低めです。
注意点
タイムカードで勤怠管理を行う場合は、労働時間などの集計を手計算で行う必要があるため、手間がかかります。
操作方法がシンプルである反面、従業員による不正打刻や管理者によるデータの改ざんなどが可能です。
また、労働基準法によってタイムカードは5年間の保管義務が定められているため、保管場所の確保や保管や廃棄に伴う作業やコストの負担も増えるでしょう。
勤怠管理システムによる管理方法
以下では、勤怠管理システムの概要やタイムカードとの違いなどについて解説します。
概要
勤怠管理システムは、従業員が出退勤を打刻すると勤怠データがシステム上に自動で送信される仕組みです。
勤怠管理だけでなく、シフト管理や給与計算の管理が可能なうえに、一定の労働時間や残業時間のボーダーラインを超える直前や直後に、アラートを通知する機能を備えたものもあります。
タイムカードとの比較ポイント
タイムカードとの違いは、リアルタイムでの勤怠データの確認が可能になったことで、打刻漏れや不正打刻が起こりにくい点です。
また、タイムカードに出退勤時間を打刻する必要がなくなるため、タイムカードの保管はもちろん、保管スペースの確保や保管期間を過ぎたタイムカードの廃棄などの作業も必要ありません。
利点
勤怠管理システムを導入するメリットは、労働時間などの集計や確認作業を自動化できる点です。
これにより、勤怠管理業務を効率化できます。また、給与計算システムなどの外部システムとの連携できるものを選べば、労務管理の効率化となるでしょう。
さらに、法改正が行われた場合にも迅速に対応できるため、適正な勤怠管理が可能です。
注意点
勤怠管理システムは、既存のクラウドサービスなどを活用できるほか、独自のシステムを構築できます。
その場合、自社にあったシステムを構築するための開発費や導入コストなどが発生します。また、多機能でも操作が複雑になるケースも多いです。
さらに、導入前後の評価を数値で示しにくく、費用対効果を説明しづらいため、経営層の理解を得られない場合も少なくありません。
入退室管理システムによる勤怠管理
勤怠管理の手段として、入退室管理システムを導入する方法もあります。以下では、概要やタイムカードとの違いなどを解説します。
概要
入退室管理システムとは、認証システムによって入退室を記録でき、これらの履歴を管理できるシステムのことです。
ICカードや暗証番号のほか、顔認証や指紋認証を含む生体認証などのさまざまな種類の認証システムが用いられています。
ただし、利用できる認証方法は、導入するシステムによって異なります。
入退室管理システムで利用される主な認証方法
- ICカード
- QRコード
- 暗証番号
- 顔認証
- 指紋認証
タイムカードとの比較ポイント
タイムカードは出退勤の打刻のみを行えますが、入退室管理システムは入退室の記録を自動化でき、従業員の勤怠データをシステム上で自動集計できます。
また、パソコンだけでなく、スマホやタブレットでの操作も行えるため、外出先での打刻や勤怠管理も可能です。
さらに、セキュリティ対策が充実しているシステムを選べば、セキュリティ対策の強化も行えるでしょう。
利点
入退室管理システムは多彩な認証システムが用意されているものが多く、自社にあったものを利用できます。
なかでも、ICカードによる認証を行えば、比較的低コストでの運用が可能です。認証システムによって部外者の侵入も防げるほか、入退室が自動で記録されるため、従業員や顧客、取引先などの重要な情報の漏えいの防止にも役立ちます。
注意点
ICカードでは従業員間の貸し借りができてしまうため、不正打刻のリスクがあります。
また、カード類の紛失や盗難のリスクがあり、厳重な管理体制の整備が必要です。
利用する認証システムの種類によっては、導入時のコストが高くなる場合があります。
導入費用やランニングコストにおいて、予算にあった認証システムを選びましょう。
勤怠管理システムのオススメ！スマレジTIME CARD（タイムカード）
主な打刻方法：画面からボタン打刻（GPS対応）、顔認証
クラウドPOSシステム「スマレジ」を展開する同社が開発した勤怠管理システム。
店舗・オフィスに親機を設置して、出勤したら画面をタッチする通常の打刻のほか、テレワークや出張・外出時には、自分の端末にインストールしたアプリやWeb画面から打刻することも可能。
なお、希望があれば打刻にパスコード入力や写真撮影を義務付けたり、GPSと紐付けたりすることもできる。
単に不正入力を防ぐだけでなく、メンバーのモチベーション・健康チェック、緊急時の安否確認などにも利用できると評判。
利用料金は従業員1名100円と安価で、勤怠管理のほか、シフト管理、休暇管理機能も利用可能。
従業員30名までは無料で利用することができるため、少人数の会社にオススメ。
料金：月額100円/名～ ※従業員30名までは無料で利用可能
運営会社 株式会社スマレジ
料金 0円～
機能 勤怠管理
シフト管理
休暇管理
労務アラート
給与計算
年末調整
人時売上高
法定三帳簿
日報管理
プロジェクト管理
マイナンバー管理
など
導入企業 アルファ動物病院
花畑牧場
HEART MARKET
粉もん屋とん平
NECO REPUBLIC東京
など
<<<まずは無料相談・資料請求から！>>>
まとめ
現代の労働環境に対応した、1分単位の労務管理や残業代支払に対応した打刻や労務管理の方法を３つ紹介しました。
本稿に掲げた手法が全てではないかもしれませんが、是非、自社に合った1分単位で労働時間管理や残業代支払を行える方法を構築して、未払い残業代に対するリスクを低減していって下さい。
なお、紙のタイムカードから脱却して、電子タイムカードを導入したり、スマホのアプリで打刻できるような仕組みを導入することをおすすめします。
業務終了時に素早く打刻を完了させ、業務終了と打刻の誤差を極小化し、より正確な1分単位での労務管理ができるようになるはずです。
