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紙ベースでの管理の煩雑さや働き方改革による労務管理の強化などを理由に、「タイムカードを廃止し、別の管理方法にしたい」と考えても、タイムカード以外で勤怠管理するにはどのような方法があるのか、いまいち想像ができない方もいらっしゃるでしょう。
今回は、勤怠管理のペーパーレス化とはどのような意味で、何をすればよいのか、またペーパーレス化する際の注意点なども合わせて解説します。
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タイムカードを紙で勤怠管理をするとどのようなデメリットがあるのか？
タイムカードを紙で勤怠管理する場合、いくつかのデメリットが存在します。以下はその主なデメリットです：
- エラーや不正確さ: 紙ベースのタイムカードは手作業で記入されるため、従業員や管理者のエラーや記入ミスが発生しやすく、勤怠データの不正確さが問題となります。誤った出勤・退勤時間や休憩時間が記録される可能性が高まります。
- 時間の浪費: 紙ベースのタイムカードの記入には時間がかかり、手間がかかります。従業員がタイムカードにサインし、管理者が手作業でデータを入力する必要があり、時間の浪費となります。
- 紛失のリスク: 紙ベースのタイムカードは物理的なフォームであり、簡単に紛失したり、破損したりする可能性があります。紙のタイムカードが紛失した場合、過去の勤怠データの復元が困難となります。
- データ保管の課題: 紙のタイムカードは保管・アーカイブが難しく、スペースを取ります。また、法的な要件に従って一定期間保存する必要がある場合、データ管理が課題となります。
- リアルタイム情報の不足: 紙のタイムカードではリアルタイムで勤怠情報を把握することが難しいため、出勤状況や残業状況などの情報に遅延が生じる可能性があります。
- 監査とコンプライアンスの困難さ: 勤怠データの紙ベースの管理は、内部監査や法的監査の際に必要なデータの迅速な提供を難しくする可能性があります。コンプライアンス要件を満たすのに課題が生じます。
- 環境への負荷: 紙ベースのタイムカードの使用は紙の消費を伴い、環境に負荷をかける要因となります。
- 労働コストの増加: 紙ベースのタイムカードの手作業処理にはコストがかかり、従業員や管理者の時間が無駄に消費されるため、労働コストが増加する可能性があります。
これらのデメリットを克服し、効率的な勤怠管理を実現するために、電子タイムカードシステムや勤怠管理ソフトウェアの導入を検討することが一般的です。電子タイムカードはデータの正確性、効率性、リアルタイム情報へのアクセスを向上させ、コスト削減とコンプライアンス遵守をサポートします。
タイムカードの廃止を考えるタイミングは？
変え時が分からずずっと続けてきたタイムカード。では具体的な変え時とはいつなのでしょうか？
働き方改革を盛んに言われる今、タイムカードの廃止を検討するタイミングは以下の4点です。
1. 労務管理を強化したい時（過重労働防止と説明責任の強化）
ブラック企業や過重労働が問題視される中で、人事は少しの隙も見せずに労務管理する必要があります。
防止するのはもちろんのこと、いざ問題が発生した時に、このような仕組み・体制で防止措置を講じていました、と説明責任を果たせるようにすることも重要です。
36協定で「労働者は法定労働時間（1日８時間1週40時間）を超えて労働させる場合や、休日労働をさせる場合には、あらかじめ労働組合と使用者で書面による協定を締結しなければならない」と定められており、それを遵守するためには各従業員の労働時間の把握が何より先決です。
タイムカードでは月末に集計できますが、月の途中での集計は困難であり、月末に集計するやり方だと、残業時間の管理がしづらいもの。
月の途中でも定期的にチェックできないと、気づいたら「残業時間の上限を超えていた」となりかねません。
タイムレコーダーの中には、ただの出退勤の打刻機能だけでなく、レコーダー内での集計機能がついているものや、USBケーブルでPCにつないだり、SDカードに書き出したりしてデータ集計できるものもありますが、休日出勤・休暇取得・時間外労働の算定に制限があり、こまめにチェックするには向いていません。
2. 拠点が複数あって集計に苦戦している時
全国に支店や拠点があるのに、労働時間の集計や給与計算は本社一括で行う場合は、タイムカードの情報を集めるだけでも一苦労です。
事業拡大などで企業規模が急速に大きくなった企業でよくあるケースかもしれません。
各拠点で集計をして、本社へ情報を送ればよいのですが、管理部門がおらずに現場では集計せずにタイムカードを本社に郵送している、といった企業もあるでしょう。
郵送の手間とコストのほか、時間がかかる、間違っている場合の確認や修正が手間など、作業が煩雑になり、それだけで大仕事になる場合もあります。
3. 働き方の多様化を進めたい時
働き方の多様化が進んでいた中で、コロナ禍が大きなきっかけとなり、テレワークやサテライトオフィスの導入など広がりを見せています。
例えば、朝はアポの時間まで自宅で仕事、その後取引先へ直行、午後の訪問までカフェで仕事、その後一旦出社してから、夕方はまた取引先へ行ってから直帰。
最近は当たり前の働き方ですが、労務管理方法が追い付いていない可能性があります。
テレワークとして自宅やコワーキングスペースなどでの勤務、直行直帰の勤務など多様な勤務形態を認める場合、シフトの種類が増える場合などは手作業の申請・集計がどうしても大きな負担になってしまいます。
4. 労働時間管理だけでなく、ワークフローによる効率化を図りたい時
残業時間や休日出勤、休暇の申請等、紙で行っていた作業を改善したい、という際にもタイムカードのデジタル化は有効です。
勤怠管理システムのワークフロー機能を利用することで、システム上で申請から承認までの流れを完結できます。
これを最優先の目的としてデジタル化を希望する企業はほとんどないと思いますが、社内の承認の流れに問題を感じている場合は、タイムカードのデジタル化は大きな変化になるでしょう。
タイムカードの電子化が進む背景
従来は、タイムレコーダーに紙のタイムカードを差し込み打刻する方法が一般的でした。
タイムカードによる勤怠管理では、月ごとに各拠点からタイムカードを集める必要があります。
さらに、一人ずつ労働時間や休日をエクセルへ手入力・集計し、給与計算しなくてはなりません。
また、過重労働や賃金の不払いなどが社会問題化するなか、企業は適正な勤怠管理・人事制度が求められるようになりました。
特に、2019年４月施行された働き方改革関連法では、残業時間の上限規制・有給休暇の取得義務が定められました。
紙のタイムカードでは、有給休暇の取得状況や残業時間の把握が課題です。
そこで、コンプライアンスや労務管理の強化を目的としてタイムカードを電子化する企業も増えています。
なお労働基準法には、「使用者は労働者名簿、賃金台帳および雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を３年間保存しなければならない。」とあります。
したがって、勤怠管理にタイムカードを使用している場合は、３年間の保存が必要です。
過去のタイムカードの保管場所や管理コストに課題を感じている企業も電子化を進めています。
タイムカード・出勤簿を廃止してペーパーレス化するメリット・デメリット
勤怠管理システムを導入してペーパーレス化するとどのようなメリット・デメリットがあるのか確認していきましょう。
業務効率化ができることがメリット
勤怠管理システムを導入する一番のメリットは、業務が効率化されることです。
勤怠管理システムでは、従業員が打刻した時間をもとに、労働時間や残業時間の集計を全てミスなく自動で行ってくれます。
そのため、タイムカードを集めて打刻漏れがないか確認してから、一枚一枚手作業やエクセルで集計していくという手間が一切かからなくなります。
集計データはcsvファイルなどで出力できるため、給与計算ソフトへの連携もスムーズです。
勤怠管理システムの導入によって生まれた時間は、経営や採用など本来注力したい業務に費やすことができます。
データ化することで経営判断資料にもなる
システムによるオンライン管理がされることで、リアルタイムに全従業員の勤務状況を把握できます。
月の途中でも、リアルタイムでどれだけコストがかかっているか把握できます。
年度での集計、昨年対比などが容易となり、経営判断の情報としても役立ちます。
また、リアルタイムに労働時間を把握することができるため、残業時間が多い従業員の業務量を調節するなど、長時間労働への対策を迅速にとれることも、大きなメリットです。
導入するのに費用や時間、労力などコストがかかることがデメリット
システムの導入に際して一番のデメリットとなるのが、コスト面の問題でしょう。
まず、システムを導入するにはタイムカードよりも費用面でコストがかかります。
近年主流になっているクラウド型の勤怠管理システムでは、初期費用0～数万円＋従業員の人数×300～500円の月額費用が発生するため、ランニングコストがかかります。
加えて、ICカードで打刻するための打刻機やタブレットなどを各事業所に配置する場合は、その費用も追加で発生することになり、安くはない費用がかかります。
また、システムは導入した後に就業規則や集計項目の設定をしなくてはならない上、既存の業務の流れを一部変更することになる場合があるため、新しい業務フローの検討・決定から、全従業員にむけて勤怠管理システムの使い方の教育・情報共有が必要になります。
通常の業務を抱えながらシステム導入を担当するとなると、さらに一時的な業務負荷は大きくなると予想されます。
勤怠管理システムを導入する前に、費用や時間のコストがどれくらいかかるのか、導入してから運用にのるまでにどれくらいかかるのかを把握した上でシステムを決定しましょう。
勤怠管理システムの切り替え検討時の注意点
さて、最後に勤怠管理システムを導入する場合に、タイムカード管理からシステムへの切り替え時の注意点を知っておく必要があります。
大きく３つご紹介します。
①自社の職場環境、従業員に合う打刻方法にする
PCが一人一台のオフィスなのか、複数人で一台を利用するかによっても違います。
また、全員が朝決まった時間に一斉に出社するのか、シフト制でバラバラなのかによっても異なります。
例えば、シフト勤務の店舗で一台のPCを利用の場合、営業中にお客様を目の前で待たせて商品の在庫確認をしているPCで、その時間に出社してきた社員が勤怠管理システムを立ち上げて出勤を記録する、というのはスマートとは言えず、タイムカード打刻と比べると利便性もサービス面でも劣るので、反対意見が出てしまうでしょう。
スマホやICカードリーダーのようなPC以外のデバイスの利用が有効です。
また、朝一斉に大量の社員が出社するような職場の場合、指紋や顔認証だと、どうしても一人一人の時間がかかって列ができてしまうかもしれず、タイムカード打刻と比べてメリットを感じられないどころか、悪化した、という評価につながるかもしれません。
時間が重なっていてもスムーズにできるようにスマホやPCで各人ができるやり方や、共有デバイスを利用する場合は初期費用の安いデバイスを数多く購入して、社内各所に分散させるなどの工夫があるとよいでしょう。
②どこまで勤怠管理システムでやるかを決めておく
ワークフロー機能まで利用するのか、利用する場合は自社の現在の流れで活用できるのかをよく検討しなくてはなりません。
とりあえずついている機能を利用しましょう、と社内に呼び掛けても一向に利用してもらえないどころか、古いやり方と混在してしまったり、重複など混乱の元になったりで、反発につながる恐れがあります。
③従業員に導入メリットをしっかり理解してもらう
打刻や申請方法が変わることは、必ずしも従業員にとって即時性のある効率アップとは限りません。
むしろ、①や②で挙げた例のように、以前のやり方の方が良かったという声が多く上がると、せっかく導入してもうまく機能しないままトラブルが続いてしまう可能性もあります。
従業員の不満、文句といったレベルでなく、結果として顧客サービスでのクレームや、申請・承認漏れによる対外的な不利益など、大きな問題、特に対外的なトラブルにつながってしまうと大きな問題となり、せっかく導入したシステムを続けていけなくなってしまいます。
勤怠管理システム導入はうまくいけばメリットが非常に多いので、導入を焦らず、少し時間をかけてでも導入時から全従業員に導入メリットの理解を求めることが大切です。
おすすめの「スマレジ タイムカード」
実際にはどのようなアプリがあるのでしょうか。
スマホですぐに導入できる、おすすめの無料勤怠アプリを紹介します。
スマレジTIME CARD（タイムカード）
主な打刻方法：画面からボタン打刻（GPS対応）、顔認証
クラウドPOSシステム「スマレジ」を展開する同社が開発した勤怠管理システム。
店舗・オフィスに親機を設置して、出勤したら画面をタッチする通常の打刻のほか、テレワークや出張・外出時には、自分の端末にインストールしたアプリやWeb画面から打刻することも可能。
なお、希望があれば打刻にパスコード入力や写真撮影を義務付けたり、GPSと紐付けたりすることもできる。
単に不正入力を防ぐだけでなく、メンバーのモチベーション・健康チェック、緊急時の安否確認などにも利用できると評判。
利用料金は従業員1名100円と安価で、勤怠管理のほか、シフト管理、休暇管理機能も利用可能。
従業員30名までは無料で利用することができるため、少人数の会社にオススメ。
- 料金：月額100円/名～ ※従業員30名までは無料で利用可能
| 運営会社 | 株式会社スマレジ |
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| 料金 | 0円～ |
| 機能 | 勤怠管理 シフト管理 休暇管理 労務アラート 給与計算 年末調整 人時売上高 法定三帳簿 日報管理 プロジェクト管理 マイナンバー管理 など |
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タイムカードを電子化するメリット
タイムカードを手作業で管理する方法から電子化する方法へ切り替えた場合、どのようなメリットがあるのでしょうか。
具体的に解説します。
勤怠状況をリアルタイムに把握できる
月末にまとめて集計していた勤怠データを電子化することで、リアルタイムに把握できるようになります。
有給休暇の取得状況や長時間労働者を事前に検知できるため、コンプライアンス強化につながるでしょう。
集計作業を効率化できる
ICカードや自分のPC・スマートフォンでの打刻なら、システムへ自動で反映されます。
また、勤怠の締め日に勤務実績の申請のボタンを押すだけで勤怠情報の登録が可能です。タイムカードから転記する手間も省け、入力ミスも回避できます。
不正打刻を防げる
タイムカードでは代理打刻や不正打刻が防げません。
例えばタイムカードを通したあとも業務を続けたり、遅刻時同僚に頼んで前もってタイムカードを通して出勤したことにしたりといった問題が横行しています。
生体認証やGPS機能のあるスマホ打刻を利用することで不正打刻を防げます。
より正確で客観的な勤怠管理が可能になるでしょう。
紙・管理コストを削減できる
紙のタイムカードは毎月新しいものを用意するため、用紙代やインク代などのコストがかかります。
またタイムカードの名前欄は手書きでかかなくてはならず、集計や管理の手間も課題です。
タイムカードを電子化すれば、タイムカード・インク代などのコスト削減が実現できます。
また記入済タイムカードの保管場所も不要になるため、空いたスペースの有効活用や場所代の節約が可能です。
まとめ
アナログなタイムカードの管理方法を電子化することで、適切な労務管理や集計作業の効率化、コスト削減などさまざまなメリットがあります。
多様化する働き方を導入したい場合や、労務管理を強化し働きやすい職場環境の構築を目指す場合などは、電子化するタイミングといえるでしょう。
労働環境を整備する根幹となる勤怠管理システムの重要性を見直し、自社に合ったシステムや仕組み作りについて検討してみてはいかがでしょうか。
