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タイムカードや出勤簿を使って手作業で労働時間を集計している場合、記入漏れや打刻ミスの確認に時間がかかったり、計算ミスやExcelへの転記ミスが発生したりと、工数がかかる上にミスが発生しやすいなどお悩みはありませんか？
そこで、解決策の一つとして注目されているのが勤怠管理システムです。
勤怠管理システムの導入を検討することで、
・自社にあった打刻方法を選択でき、打刻漏れを減らせる
・締め作業はワンクリックで、自動集計されるので労働時間の計算工数がゼロに
・ワンクリックで給与計算ソフトに連携できる
など、人事担当者様の工数削減につながります。
従業員の労働時間・残業時間・休日日数などの管理をおこなうためには、通常タイムカードの集計をおこないます。
タイムカードの集計には、Excel・フリーWebソフト・勤怠管理アプリの3つの方法がありますが、効率的かつ確実に管理するにはどの方法がベストなのでしょうか？
また、多様化する雇用形態や働き方を適切に管理するためには、どのようなルール下で勤怠管理をおこなえば良いのでしょうか？
私は、飲食業界に30年以上携わってきました。
色々なオーナーさんの下でたくさんの飲食店を立ち上げ・立て直しをしてきました。
だからこそわかる細かのところを記事にしています。
少しでも参考にしてください。
それでは、私と一緒に「タイムカードの3つの集計方法とメリット・デメリット」から見ていきましょう！
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タイムカードの3つの集計方法とメリット・デメリット
タイムカードを集計する方法は、Excel・フリーのWebサイト・勤怠管理アプリの3つの方法があります。
それぞれの集計方法のメリット・デメリットについて解説します。
Excelでの集計
Excelでの集計は多くの企業で利用されている方法です。
PCがあれば、ソフトウェアや機器などを別途購入する必要がないため、あらゆる企業にとって導入しやすい方法です。
Excelでの管理のメリット・デメリットは、次の通りです。
（メリット）
・無料で利用できる
・テンプレートを使用することで、手間を簡略化できる
（デメリット）
・簡単な関数の知識が必要
・税制や法律の改正がおこなわれた際に計算式の修正が必要
・複雑な計算式の対応が困難なケースがある
一言に集約すると、導入は手軽であるもののイレギュラーなケースやベースの条件が変更になったときに手間が生じるのがExcelでの管理です。
Excelでの管理については「Excelで勤怠管理することのメリット・デメリットとは 」にて詳しく解説しているので興味のある方はぜひチェックしてください。
フリーのWebサイトでの集計
タイムカードの集計はフリーのWebサイトを使っておこなうこともできます。
フリーのWebサイトも、インターネットが使用できる環境であれば、基本的にPC以外に必要な物はありません。
メリットとデメリットは以下の通りです。
（メリット）
・無料で利用できる
・サイト運営者側で税制や法律の改正に対応してくれることもある
（デメリット）
・広告が入る
・セキュリティ面で不安が残る
・機能が不足していることがある
フリーのWebサイトを使用する際全般の注意事項と同様、希望する条件が十分に得られるとは限らない点に注意が必要です。
勤怠管理アプリでの集計
3つ目の方法は、勤怠管理アプリを使った管理方法です。
勤怠管理アプリのメリット・デメリットは次の通りです。
（メリット）
・社員側もスマホをタップするだけで出退勤作業ができるため、操作が手軽
・最新の法令や税制に対応
・給与計算ソフトと連係したアプリが多いので、全体の工程が管理しやすい
（デメリット）
・有料なのでコストがかかる
・アプリによっては操作性が悪かったり、セキュリティが甘かったりすることがある
コストがかかる面を除けば、利用の満足度が最も高まりやすいのが勤怠管理アプリを使った管理です。
管理者側だけではなく、社員一人ひとりにとっても便利なツールが多いという特徴があります。
勤怠管理システムを使用する
勤怠管理システムを使用することで、効率よくタイムカードを集計できるようになります。勤怠管理システムとは、従業員の出勤時刻や退勤時刻を管理するシステムで、労働時間に加えて残業時間、欠勤数、有給取得率など従業員の管理に必要な機能が揃っているのが特徴です。
作業時間の簡略化や正確な情報管理だけでなく、リアルタイムで従業員の勤務状況を把握できる点がメリットです。
勤怠管理システムはいくつものサービスが提供されているので、従業員の規模に対応でき、勤怠管理をするのに必要な機能が搭載されているものを選ぶ必要があります。
何のために導入するのかを明確にした上で、そのニーズに対応してくれるサービスを選びましょう。
給与計算をするときの注意点
給与計算をする際には、以下のような注意点があります。
- 勤務時間や勤務体系の正確な把握：
給与計算を行う前に、従業員の勤務時間や勤務体系を正確に把握することが重要です。勤務時間の記録には、タイムカードや勤務表などを使用し、勤務体系については、従業員と調整して確認することが必要です。 - 法令や労働契約の遵守：
給与計算においては、法令や労働契約に基づいて、適切な計算を行うことが求められます。例えば、労働基準法に基づいた最低賃金や残業手当の支払いなど、法令や労働契約で定められた内容に従って計算することが必要です。 - 社会保険や税金の適正な計算：
給与計算においては、社会保険や税金の計算も重要です。社会保険には、健康保険や厚生年金などがあり、税金には、所得税や住民税などがあります。これらの計算は、法令に基づいて正確に行う必要があります。 - ボーナスや手当などの考慮：
給与計算においては、ボーナスや手当なども考慮する必要があります。例えば、賞与の支払いには、労働契約や企業の方針に基づいて、支払いの基準や時期を決定することが必要です。また、手当の支払いには、資格手当や職務手当など、支払いの対象となる手当を明確にし、計算する必要があります。 - システムの正確な運用：
給与計算を行うシステムの正確な運用も重要です。例えば、勤怠管理システムや給与計算システムなどを導入している場合には、正確なデータ入力やシステムのメンテナンスなどを行うことが必要です。
以上のように、給与計算を行う際には、正確性や法令遵守など、多くの注意点があります。
アプリが便利！適切に勤怠管理を行うためにはソフトの導入がおすすめ
タイムカードを集計する方法はいくつかあるので、自分に合ったやり方を選ぶことは大切ですが、タイムカードの集計において特に効率を求めるのであれば、勤怠管理システムの活用をおすすめします。
勤怠管理システムの[スマレジ タイムカード]は、勤怠管理機能に加えて給与計算やシフト管理、年末調整など便利な機能が揃ったサービスです。
スタンダードプランなら￥0で導入ができます。
資料請求や無料オンライン相談を実施しているので、勤怠管理システムの導入を検討している事業者はぜひご利用ください。
まとめ
今回は、タイムカードの集計にかかる時間を大幅に短縮する3つの方法を解説しました。
タイムカードの集計は、手作業でおこなうと時間も人手もかかるため、業務効率化を考える企業にとって伸びしろとなる部分の1つです。Excelの数式・マクロやWeb集計サービスを利用すれば、コストをかけずに集計作業を簡略化できます。
コスト面のデメリットを気にしないなら、タイムカード集計機能付きのタイムレコーダーを導入する方法もあります。
タイムカードの集計作業を自動化・効率化するだけでなく、「打刻漏れや入力ミスを減らす」「勤務状況をリアルタイムに知る」といったメリットを追求するなら、従業員一人ひとりの勤務データを一元管理できる勤怠管理システムの導入がおすすめです。
